Kỹ năng quản lý tốt là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào để thành công và đạt được các mục tiêu của mình. Tuy nhiên thực tế không nhiều nhà Quản lý hiểu rõ về các kỹ năng mà một người quản lý giỏi cần phải có.
3 bộ kỹ năng quản lý cơ bản của Robert Katz
Trên cơ sở nghiên cứu về quản trị và quan sát từ thực tiễn, trong tác phẩm “Skills of an Effective Administrator” tác giả Robert Katz xác định ba bộ kỹ năng quan trọng cho các nhà lãnh đạo thành công bao gồm:
- Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)
- Kỹ năng khái niệm luận (Conceptual Skills)
- Kỹ năng quản lý con người (Human Skills)
Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)
Kỹ năng kỹ thuật bao gồm các kỹ năng cung cấp cho các nhà quản lý khả năng và kiến thức để sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để đạt được các mục tiêu của họ.
Những kỹ năng này không chỉ liên quan đến việc vận hành máy móc và phần mềm, công cụ sản xuất và thiết bị mà còn là những kỹ năng cần thiết để thúc đẩy doanh số bán hàng, thiết kế các loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng như tiếp thị dịch vụ và sản phẩm.
Kỹ năng khái niệm luận (Conceptual Skills)
Kỹ năng khái niệm luận là kỹ năng cho phép cá nhân xác định, hình thành khái niệm và giải quyết các vấn đề phức tạp.
Người quản lý hiểu rõ các mối quan hệ trừu tượng, phát triển ý tưởng và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo. Điều này giúp người quản lý dự đoán một cách hiệu quả những trở ngại mà bộ phận của họ hoặc toàn bộ doanh nghiệp có thể gặp phải.
Kỹ năng khái niệm luận được Robert Katz xác định là rất quan trọng đối với sự thành công của nhà lãnh đạo trong một tổ chức. Bởi lẽ, kỹ năng khái niệm luận sẽ giúp nhà quản lý có những khả năng khái niệm hóa các ý tưởng biến chúng thành các chiến lược độc đáo tạo ra sự khác biệt.
Kỹ năng quản lý con người (Human Skills)
Kỹ năng con người hay kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân là những kỹ năng thể hiện khả năng của nhà quản lý trong việc tương tác, làm việc hoặc quan hệ hiệu quả với mọi người.
Những kỹ năng này cho phép các nhà quản lý tận dụng tiềm năng của con người trong công ty và thúc đẩy nhân viên đạt được kết quả tốt hơn.
Kỹ năng quản lý con người bao gồm khả năng hiểu hành vi của con người, giao tiếp hiệu quả với người khác và thúc đẩy các cá nhân hoàn thành mục tiêu của họ. Đưa ra phản hồi tích cực cho nhân viên, hiểu nhu cầu cá nhân của họ và thể hiện sự sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới là tất cả những ví dụ về kỹ năng quản lý con người tốt.
Khác với kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng khái niệm luận được phân cấp quan trọng theo kim tự tháp quản lý của tổ chức. Kỹ năng quản lý con người là những kỹ năng cần thiết và đặc biệt quan trọng cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp bậc trong công ty.
Các kỹ năng quản lý bạn cần biết
Có rất nhiều kỹ năng trong ba nhóm kỹ năng cơ bản của Robert Katz mà các nhà lãnh đạo cần có để điều hành tổ chức một cách hiệu quả. Sau đây là sáu kỹ năng quản lý cần thiết mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải có để họ thực hiện nhiệm vụ của mình:
1. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một khía cạnh quan trọng trong một tổ chức. Nó đề cập đến khả năng của người quản lý để tổ chức các hoạt động theo các nguyên tắc đã đặt ra trong khi vẫn nằm trong giới hạn của các nguồn lực sẵn có như thời gian, tiền bạc và lực lượng lao động.
Lập kế hoạch cũng là quá trình hình thành một tập hợp các hành động hoặc chiến lược để theo đuổi và đạt được các mục tiêu nhất định với các nguồn lực sẵn có.
Quá trình lập kế hoạch bao gồm xác định và thiết lập các mục tiêu có thể đạt được, triển khai các chiến lược cần thiết, vạch ra các nhiệm vụ và lịch trình làm thế nào để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Nếu không có một kế hoạch tốt, tổ chức rất khó để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Bạn có thể áp dụng phương pháp OKRs (Mục tiêu và các Kết quả chính) để giúp tổ chức hợp tác thiết lập mục tiêu, khuyến khích sự tương tác của các thành viên xung quanh những mục tiêu có thể đo lường được.
Tìm hiểu thêm về OKRs tại đây
2. Giao tiếp hiệu quả
Sở hữu kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là điều tối quan trọng đối với một nhà quản lý. Nó có thể xác định mức độ thông tin được chia sẻ trong toàn bộ nhóm, đảm bảo rằng nhóm hoạt động như một khối thống nhất.
Mức độ giao tiếp của người quản lý với các thành viên trong nhóm của mình cũng quyết định mức độ tuân thủ các thủ các mục tiêu đã vạch ra, theo dõi được các nhiệm vụ và hoạt động và giúp chúng được hoàn thành tốt nhất.
Việc giao tiếp tốt không chỉ thể hiện ở việc người quản lý truyền thông đầy đủ thông tin của tổ chức đến nhân viên mà còn là những cuộc trò chuyện chân tình, sự lắng nghe thấu hiểu và phản hồi của người quản lý đối với nhân viên để giúp họ vượt qua những trở ngại khó khăn trong công việc.
Khi một người quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên của họ là việc một cách hiệu quả. Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã nói:
“Nếu người quản lý dành 90 phút để trò chuyện với nhân viên có thể nâng cao chất lượng công việc của người nhân viên trong hai tuần hoặc trong hơn tám mươi giờ.”
Các kênh giao tiếp được thiết lập rõ ràng trong một tổ chức cho phép người quản lý cộng tác với nhóm, ngăn ngừa xung đột và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
3. Ra quyết định
Một kỹ năng quản lý quan trọng khác là ra quyết định. Người quản lý thường xuyên phải đưa ra nhiều quyết định, và chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới sự hoạt động của tổ chức. Đưa ra các quyết định đúng đắn dẫn đến sự thành công của tổ chức, trong khi các quyết định kém hoặc không tốt có thể dẫn đến thất bại hoặc hoạt động kém hiệu quả.
Để tổ chức hoạt động hiệu quả và suôn sẻ, người quản lý cần có kỹ năng để đưa ra các quyết định rõ ràng và đúng đắn. Người quản lý phải chịu trách nhiệm về mọi quyết định mà họ đưa ra và cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm về kết quả của các quyết định của họ.
Một nhà quản lý giỏi cần phải có kỹ năng ra quyết định tuyệt vời, vì nó thường quyết định sự thành công của họ trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
4. Ủy quyền
Ủy quyền là một kỹ năng quản lý quan trọng khác. Ủy quyền là hành động chuyển giao các nhiệm vụ liên quan đến công việc và quyền hạn cho các nhân viên cấp dưới.
Một người quản lý có kỹ năng ủy quyền tốt có thể phân công lại các nhiệm vụ một cách hiệu quả và trao quyền cho những nhân viên phù hợp. Khi việc ủy quyền được thực hiện tốt nó sẽ giúp cho các nhiệm vụ được hoàn thành với kết quả cao nhất.
Ủy quyền giúp người quản lý tránh lãng phí thời gian, tối ưu hóa năng suất và đảm bảo trách nhiệm và trách nhiệm giải trình của nhân viên. Mọi nhà quản lý phải có khả năng ủy quyền tốt để đạt được kết quả tối ưu và đạt được kết quả năng suất cần thiết.
Ủy quyền đòi hỏi người quản lý phải biết cách giao việc hiệu quả. Ủy quyền không phải phó thác hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình. Trong cuốn sách Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui của tác giả Jurgen Appelo có đưa ra 7 cấp độ ủy quyền, bạn có thể lựa chọn cách ủy quyền một phần hay ủy quyền toàn bộ công việc để phù hợp với từng nhiệm vụ, kỹ năng của từng người.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:
Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett
Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo
5. Giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề là một kỹ năng cần thiết khác đối với nhà quản lý. Một nhà quản lý giỏi phải có khả năng xử lý và giải quyết các vấn đề thường xuyên có thể phát sinh trong công việc hàng ngày.
Giải quyết vấn đề trong quản lý liên quan đến việc xác định một vấn đề hoặc tình huống nhất định và sau đó tìm ra giải pháp tốt nhất để xử lý vấn đề. Đó là khả năng sắp xếp mọi thứ ngay cả khi các điều kiện hiện tại không phù hợp.
Một người quản lý có kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời sẽ biết cách để hỗ trợ cho nhân viên của họ mỗi khi gặp trở ngại. Điều này tạo ra sự tin tưởng của nhân viên với năng lực của người quản lý, bản thân những người nhân viên cũng cảm thấy tự tin hơn trong công việc.
6. Tạo động lực
Khả năng tạo động lực là một kỹ năng quan trọng khác trong tổ chức. Động lực giúp cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Có rất nhiều cách để tạo động lực mà người quản lý có thể sử dụng và việc lựa chọn những chiến thuật phù hợp có thể phụ thuộc vào các đặc điểm như văn hóa công ty, tính cách của các thành viên, v.v.
Có hai loại động lực chính mà người quản lý có thể sử dụng, đó là những động lực đến từ bên trong (nội vi) và những động lực đến từ bên ngoài (ngoại vi).
Động lực nội vi là khi bạn tham gia vào một hành vi, công việc, nhiệm vụ vì bạn thấy nó bổ ích. Trong khi đó Động lực ngoại vi là khi chúng ta được thúc đẩy để thực hiện một hành vi hoặc tham gia vào một hoạt động vì chúng ta muốn kiếm được phần thưởng hoặc tránh bị trừng phạt.
Hiểu được ý nghĩa của các loại động lực và cách sử dụng chúng trong từng trường hợp phù hợp sẽ giúp người quản lý thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên một cách mạnh mẽ để mang lại thành công cho tổ chức, đội nhóm.
Kết luận
Kỹ năng quản lý là tập hợp các khả năng bao gồm những thứ như lập kế hoạch kinh doanh, ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp, ủy quyền và quản lý thời gian. Trong khi các vai trò và tổ chức khác nhau yêu cầu sử dụng các bộ kỹ năng khác nhau, kỹ năng quản lý tốt giúp một nhà quản lý nổi bật và xuất sắc dù họ ở cấp độ nào.
Tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp về Kỹ năng cho nhà Quản lý là con đường ngắn nhất để giúp bạn cải thiện và nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Với sự hướng dẫn từ các chuyên gia bạn sẽ nắm được các công cụ để tăng cường kỹ năng quản lý và dẫn dắt đội nhóm của mình một cách hiệu quả.
Hiện nay VNOKRs đang triển khai Khóa học kỹ năng cho Nhà Quản lý – Phương pháp “Quản lý hiệu suất liên tục” do giảng viên HLV Mai Xuân Đạt giảng dạy. Khóa học hữu ích cho bất kỳ ai đang làm vị trí Quản lý (CEO, Trưởng nhóm, Trưởng dự án) muốn cải thiện kỹ năng quản lý của mình
Tìm hiểu thông tin và đăng ký khóa học tại đường link: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm
Bài viết tham khảo từ: Corporate Finance Institute
