Edwin Locke là nhà nghiên cứu đã có những đóng góp quan trọng về lý thuyết thiết lập mục tiêu. Cho đến nay, lý thuyết của ông vẫn được ứng dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau.
Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke
Lý thuyết thiết lập mục tiêu (Goal Setting Theory) được Edwin Locke công bố vào năm 1960. Locke cho rằng một nhân viên sẽ nỗ lực cao độ, tập trung hơn khi họ có một mục tiêu cụ thể, rõ ràng và có tính thử thách. Một mục tiêu quá dễ dàng không phải cơ sở để giúp nhân viên cải thiện động lực và hiệu suất trong công việc.
Locke cũng đề xuất mô hình thiết lập mục tiêu với sự phối hợp giữa cả nhà quản lý và nhân viên theo 3 bước như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu phù hợp
Mục tiêu cần đảm bảo nguyên tắc SMART với 5 yếu tố:
- Specific (cụ thể)
- Measurable (đo lường)
- Achievable (khả thi)
- Relevant (liên quan)
- Time bound (giới hạn thời gian)
Nghiên cứu về thiết lập mục tiêu của Locke khuyến khích các nhà quản lý thiết lập mục tiêu vừa cụ thể nhưng vẫn cần đảm bảo có sự thách thức. Locke lý giải: một mục tiêu cụ thể và thử thách thì hiệu suất cũng như kết quả công việc của nhân viên thường đạt được vượt trội hơn rất nhiều so với các mục tiêu mơ hồ hoặc dễ dàng.
Một mục tiêu mơ hồ sẽ theo dạng “cố hết sức”, “nỗ lực tiến lên” nên được cụ thể hóa như: “cố gắng hoàn thành ít nhất 75% khối lượng công việc trước thứ 6” chẳng hạn.
Bước 2: Thuyết phục nhân viên chấp nhận mục tiêu
Để đạt được mục tiêu thành công như kỳ vọng, nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề con người. Dù mục tiêu đúng nhưng nhân viên không hiểu đúng thì cũng rất khó đạt được mục tiêu. Do đó, nhà quản lý nên cùng nhân viên thiết lập mục tiêu và thuyết phục họ chấp nhận mục tiêu đó.
Ngoài ra, nhà quản lý còn có thể thuyết phục nhân viên bằng cách gắn việc thực hiện mục tiêu với cơ chế lương thưởng, thù lao xứng đáng. Từ đó, nhân viên sẽ nhận thấy việc hoàn thành công việc được giao là mục tiêu họ cần thực hiện thay vì bị áp đặt.
Bước 3: Tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi và cung cấp thông tin phản hồi
Theo lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke, quá trình nhà quản lý cùng nhân viên thiết lập mục tiêu (thay vì áp đặt mục tiêu cho nhân viên) sẽ giúp nhân viên tự nguyện, dễ dàng chấp nhận thực hiện các mục tiêu đó hơn. Do đó, nhà quản lý cần tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi và cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên cho nhân viên thay vì chỉ giao mục tiêu và phó mặc cho nhân viên thực hiện.
Thông qua phản hồi, nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ họ cần cải thiện điểm thiếu sót nào, phát huy điểm tích cực nào trong công việc. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần cải thiện kinh nghiệm, kỹ năng làm việc của chính mình để có thể đào tạo, cung cấp thông tin phản hồi đầy đủ cho nhân viên.
2. 5 nguyên tắc thiết lập mục tiêu của Locke
Theo Locke, nhân viên sẽ gia tăng động lực làm việc khi mục tiêu công việc rõ ràng và gắn với những phản hồi thích hợp. Khi nhân viên có sự tập trung vào mục tiêu công việc thì cũng là lúc họ gia tăng được động lực, hiệu suất công việc. Khi thiết lập mục tiêu công việc, nhà quản lý cần đảm bảo 5 yếu tố: rõ ràng, thử thách, cam kết, phản hồi, nhiệm vụ phức tạp.
Clarity (Rõ ràng)
Trong bài viết vào năm 1968 “Hướng tới một lý thuyết về tạo động lực và biện pháp khuyến khích”, Locke nhận định: mục tiêu rõ ràng và những phản hồi công việc thích hợp sẽ khuyến khích nhân viên làm việc hiệu suất hơn. Locke cũng đặc biệt nhấn mạnh: làm việc hướng tới mục tiêu cũng chính là nguồn gốc động lực, nguồn gốc cải thiện hiệu suất của nhân viên.
Ví dụ:
Thay vì nói nhân viên hãy cố gắng nhất có thể thì bạn có thể chỉ rõ: nhân viên cần nỗ lực đạt được ít nhất 80% khối lượng công việc trước thứ 6 tuần này chẳng hạn.
Challenge (Thử thách)
Nghiên cứu của Locke chỉ ra rằng: có đến 90% mục tiêu cụ thể và có tính thử thách (không vượt quá giới hạn và trở thành bất khả thi) đã giúp nhân viên đạt được hiệu suất cao hơn một cách dễ dàng.
Một mục tiêu khó khăn, thử thách sẽ tạo động lực cho nhân viên nhiều hơn vì việc chinh phục các mục tiêu thử thách sẽ giúp nhân viên có được cảm giác của một người chiến thắng, đạt được thành tích vượt trội.
Yếu tố thử thách trong thiết lập mục tiêu được Locke và Latham tiếp tục nhắc đến trong tác phẩm “Một lý thuyết về thiết lập mục tiêu và nhiệm vụ hiệu suất” vào năm 1990. Trong cuốn sách này, các tác giả khẳng định một mục tiêu phù hợp sẽ cần có tính cụ thể, thách thức.
Commitment (Cam kết)
Để thực hiện mục tiêu hiệu quả, bạn cần đảm bảo nhân viên của bạn cam kết, nỗ lực thực hiện mục tiêu. Locke khuyến khích các nhà quản lý nên đề nghị nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng, thiết lập mục tiêu cho chính họ. Khi đó, nhân viên sẽ dễ dàng chấp thuận và cam kết thực hiện mục tiêu hơn.
Feedback (Phản hồi)
Nhà quản lý nên lắng nghe và kịp thời đưa ra ý kiến phản hồi cho team của mình. Chỉ có như vậy, bạn mới có thể thực sự nắm bắt được team đang thực hiện mục tiêu như thế nào.
Phản hồi phù hợp, đúng lúc sẽ giúp nhà quản lý làm rõ những vấn đề, khó khăn trong hiện tại và tìm cách tháo gỡ, thúc đẩy công việc của team trong tương lai.
Task complexity (Độ phức tạp của nhiệm vụ)
Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, nhà quản lý nên xem xét cả độ phức tạp của nhiệm vụ. Với những nhiệm vụ quá khó khăn, phức tạp, bạn có thể dành cho nhân viên nhiều nguồn lực về chi phí, nhân sự hơn hoặc bạn cũng có thể thiết lập thời hạn hoàn thành mục tiêu kéo dài hơn.
Điều đó sẽ giúp nhân viên không bị choáng ngợp trước một nhiệm vụ quá phức tạp, khó khăn.
Ưu điểm và hạn chế của lý thuyết thiết lập mục tiêu
Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke có nhiều ưu điểm nhưng cùng với sự biến chuyển của các doanh nghiệp, tổ chức hiện tại, lý thuyết này cũng có một vài điểm hạn chế.
Ưu điểm
1. Hướng dẫn rõ ràng về việc thiết lập và đạt được mục tiêu
Với lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke bạn sẽ có được mô hình thiết lập mục tiêu với sự phối hợp giữa cả nhà quản lý và nhân viên theo 3 bước cụ thể:
- Bước 1: Xác định mục tiêu phù hợp
- Bước 2: Thuyết phục nhân viên chấp nhận mục tiêu
- Bước 3: Tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi và cung cấp thông tin phản hồi
Lý thuyết của Locke giúp bạn có một định hướng rõ ràng trong thiết lập mục tiêu và gia tăng khả năng hoàn thành, đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu lúc này sẽ xóa đi được những điểm mơ hồ để bạn và team có thể bắt tay ngay vào triển khai công việc.
2. Tăng cường sự tham gia và hài lòng của nhân viên
Thiết lập mục tiêu theo lý thuyết của Locke, bạn sẽ tăng cường được sự tham gia và hài lòng của nhân viên. Có được điều đó là nhờ ngay từ khi thiết lập mục tiêu ban đầu, nhà quản lý sẽ cùng nhân viên xây dựng mục tiêu. Điều đó rất khác so với việc nhà quản lý áp đặt mục tiêu cho nhân viên theo ý kiến chủ quan của mình.
Nhân viên cũng có tiếng nói trong chính mục tiêu họ thực hiện và sẽ có xu hướng đồng thuận, sẵn sàng thực hiện mục tiêu với sự chủ động và hài lòng.
3. Cải thiện hiệu suất
Mục tiêu công việc rõ ràng, cụ thể, phù hợp sẽ giúp nhân viên của bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian, nguồn lực cần bỏ ra để đạt được mục tiêu.
Mà hiệu suất công việc về bản chất được đo lường bằng công thức: kết quả đạt được / chi phí. Do đó, áp dụng lý thuyết mục tiêu của Locke còn có thể giúp nhân viên và công ty của bạn cải thiện hiệu suất tổng thể trong dài hạn.
4. Phát triển nhân viên
Mỗi mục tiêu theo lý thuyết của Locke đều có sự liên quan, kết nối với các mục tiêu khác. Khi nhân viên đạt được mục tiêu A thì họ cũng có cơ sở để tiếp tục thực hiện và đạt được mục tiêu A+ hoặc mục tiêu B…
Quá trình thực hiện mục tiêu vì vậy cũng là lúc nhân viên được phát triển các kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức trong công việc của mình. Nhân viên sẽ trưởng thành hơn qua công việc, qua việc thực hiện các chuỗi mục tiêu thử thách nhưng cũng đầy cảm hứng.
Hạn chế
1. Đôi khi, các mục tiêu của tổ chức mâu thuẫn với các mục tiêu của nhà quản lý
Mục tiêu của tổ chức và nhà quản lý có thể không hoàn toàn trùng khớp. Ví dụ như trong thời điểm dịch bệnh, công ty của bạn cần đặt ra mục tiêu cắt giảm nhân sự để đảm bảo quỹ lương. Tuy nhiên, phòng sản phẩm lại có mục tiêu ra mắt sản phẩm mới và cần đảm bảo nguồn nhân sự hiện tại hoặc thậm chí là tuyển dụng thêm. Trong trường hợp này, mục tiêu giữa tổ chức và nhà quản lý mâu thuẫn với nhau.
Những yếu tố bất thường, khách quan có thể tác động đến mục tiêu của bạn nếu mục tiêu của bạn được thiết lập quá dài, theo chu kỳ 1 năm hoặc dài hơn nữa. Khi đó, công ty của bạn sẽ khó thích ứng, thay đổi và có thể sẽ phát sinh những mâu thuẫn trong thiết lập mục tiêu.
2. Nếu kỹ năng và năng lực của nhân viên không đủ để đáp ứng các mục tiêu sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu suất
Vấn đề cốt lõi trong thực hiện mục tiêu là kỹ năng và năng lực của nhân viên. Khi nhân viên của bạn không có đủ kỹ năng, năng lực phù hợp thì họ sẽ rất khó đạt được hiệu suất công việc như kỳ vọng.
Để khắc phục điểm hạn chế này, bạn có thể thực hiện rất kỹ lưỡng khâu tuyển dụng để đảm bảo tuyển đúng người để làm đúng việc hiệu quả nhất. Mặt khác, bạn cũng nên tiến hành đào tạo thường xuyên, liên tục cho team của mình.
3. Các mục tiêu phức tạp và khó hơn có thể dẫn đến hành vi rủi ro
Theo lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke thì mục tiêu thử thách sẽ giúp nhân viên gia tăng động lực và hiệu suất hơn. Nhưng ngược lại, trường hợp mục tiêu quá phức tạp, khó khăn có thể dẫn đến những rủi ro trong thực hiện mục tiêu. Nhân viên của bạn có thể cảm thấy mục tiêu quá khó khăn đến mức bất khả thi và nản chí, bỏ cuộc.
*
Hiểu về những ưu điểm và hạn chế trong thiết lập mục tiêu như kể trên, bạn có thể xem xét khắc phục những điểm hạn chế bằng cách:
- Áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu đã được áp dụng rộng rãi và kiểm chứng sự thành công tại nhiều công ty, tập đoàn lớn trên toàn cầu như: Intel, Google, Facebook, Amazon… OKRs giúp bạn xác định rõ mục tiêu như một điểm rõ ràng trên bản đồ (O). Và đặc biệt, với mỗi O sẽ đi kèm với từ 3 – 5 kết quả then chốt cần đạt được (KRs). Khi nhân viên của bạn đạt được các KRs cũng là lúc họ tiệm cận dần và đạt được mục tiêu cuối cùng.
- Áp dụng đồng thời lý thuyết thiết lập mục tiêu và quản lý hiệu suất liên tục CPM. Để hiểu rõ hơn về CPM, bạn hãy cùng GoalF theo dõi tiếp ở phần 4 bài viết này.
4. Quản lý hiệu suất liên tục
Quản lý hiệu suất liên tục (CPM) là phương pháp quản lý dựa trên việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn, tiến hành kiếm tra thường xuyên và phản hồi kịp thời để nhân viên có thể cải tiến hiệu suất liên tục. Về tổng thể, CPM được cấu thành từ 4 yếu tố:
- Thiết lập mục tiêu: Mục tiêu được thiết lập theo nguyên tắc SMART và gắn với thời hạn thực hiện theo chu kỳ ngắn hạn. Khi bạn thiết lập mục tiêu cụ thể, phù hợp theo chu kỳ thực hiện ngắn, bạn cũng sẽ dễ dàng quản lý, kiểm soát tiến độ thực hiện mục tiêu hơn.
- Check-in: Buổi đối thoại, trao đổi 1 1 giữa quản lý và nhân viên để xem xét công việc trong quá khứ, nhìn nhận vấn đề hiện tại và tìm ra được giải pháp trong tương lai. Các buổi check-in nên được tiến hành định kỳ, kỷ luật vào mỗi tuần.
- Feedback: Nhà quản lý cung cấp những phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực để nhân viên phát triển tốt hơn trong công việc. Các phản hồi này không gắn với cảm xúc mà nên được trao cho nhân viên rất trân trọng như một món quà. Bạn không nên biến các phản hồi của mình thành những lời khen, chê cảm tính.
- Ghi nhận: Thay vì phải chờ 3 tháng, 6 tháng hay thậm chí là 1 năm mới ghi nhận nhân viên 1 lần thông qua các đợt đánh giá hiệu suất thì CPM hướng nhà quản lý đến việc ghi nhận nhân viên thường xuyên, thậm chí theo thời gian thực. CPM được xem là cuộc cách mạng trong quản trị doanh nghiệp nhờ có thể thúc đẩy hiệu suất của nhân viên liên tục. Trong đó, ghi nhận thường xuyên chính là một trong những sức mạnh của CPM.
CPM có thể đem tới cho công ty của bạn nhiều lợi ích vượt trội trong dài hạn như:
- Tăng sự chủ động của nhân viên
Nhân viên sẽ có sự chủ động trong công việc hơn khi họ được tham gia đóng góp ý kiến, xây dựng mục tiêu công việc. Khi đó, họ sẽ làm việc với tâm thế hiểu rõ công việc, mục tiêu cốt lõi cần đạt được chứ không chỉ làm việc theo yêu cầu, chỉ thị của cấp trên.
Đặc biệt, sau mỗi cuộc trao đổi, lắng nghe những phản hồi công việc với quản lý, nhân viên sẽ hiểu rõ họ cần khắc phục hay phát huy điều gì. Điều này cũng góp phần quan trọng giúp nhân viên duy trì động lực, cải thiện hiệu suất công việc.
Mặt khác, CPM còn giúp công ty bạn xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm, hướng đến mục tiêu. Không nhân viên nào muốn liên tiếp bị những phản hồi tiêu cực trong công việc. Do đó, họ sẽ có xu hướng nỗ lực, chủ động bám sát mục tiêu công việc.
- Tăng cường sự tương tác giữa nhân viên và quản lý
Áp dụng CPM đòi hỏi nhà quản lý bắt buộc phải trao đổi, tương tác với nhân viên thường xuyên hàng tuần, thậm chí là hàng ngày. Tần suất tương tác giữa quản lý và nhân viên sẽ phụ thuộc, tỷ lệ thuận với mức độ gấp rút, đòi hỏi của dự án.
Thông qua tương tác thường xuyên, nhà quản lý sẽ nắm rõ tiến độ công việc của nhân viên, lường trước các tình huống rủi ro, ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của team… Đặc biệt, nhà quản lý sẽ nắm bắt, đánh giá được hiệu suất của nhân viên theo thời gian thực để tìm cách thúc đẩy, cải thiện hiệu suất vượt trội hơn.
- Cung cấp dữ liệu kịp thời tránh chệch hướng, rủi ro
Với CPM, nhà quản lý sẽ được nhân viên báo cáo, cung cấp dữ liệu, thông tin triển khai công việc nhanh chóng, kịp thời. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra những phản hồi hữu ích để giúp nhân viên kịp thời tránh được những chệnh hướng, rủi ro khi làm việc.
Một trong những ví dụ thực tế của doanh nghiệp chuyển sang sử dụng CPM là Adobe. Công ty này vào năm 2012 đã chuyển từ quản lý hiệu suất truyền thống, đánh giá hàng năm bằng CPM. Nhân viên của Adobe từ đó đã nhận được những phản hồi liên tục thông qua các buổi check in 1 1 với quản lý. Những chệnh hướng, rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu vì vậy cũng được kiểm soát tối đa.
- Nhân viên gắn bó hơn với công ty
Nhân viên được giao những nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, được nhà quản lý đồng hành trong công việc và có cảm giác chiến thắng khi đạt được mục tiêu. Hiệu suất của nhân viên cũng sẽ được gia tăng. Đó là những lợi ích CPM có thể đem lại cho nhân viên của bạn. Từ đó, nhân viên cũng sẽ gắn bó hơn với công việc và công ty.
Mặt khác, CPM còn luôn hướng đến việc ghi nhận những đóng góp trong công việc của nhân viên theo tiến độ công việc một cách nhanh chóng. Do đó, nhân viên sẽ không còn phải chờ đến kỳ đánh giá hiệu suất 3 tháng, 6 tháng hay thậm chí là 1 năm để được công ty ghi nhận kết quả công việc. Điều đó cũng giúp nhân viên hài lòng, hạnh phúc hơn với công việc hiện tại.
Nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng: những nhân viên có buổi trao đổi với quản lý về các mục tiêu và thành công công việc trong 6 tháng qua sẽ gia tăng được mức độ gắn bó với công ty hơn 2,8 lần so với những nhân viên khác. Những nhân viên nhận được phản hồi hàng ngày từ người quản lý sẽ có mức độ gắn bó với công ty hơn gấp 3 lần.
Tìm hiểu thêm: Khóa học kỹ năng cho nhà quản lý – phương pháp “quản lý hiệu suất liên tục”
*
Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke là một trong những gợi ý, dẫn dắt quan trọng giúp nhà quản lý có thể thiết lập mục tiêu hiệu quả, phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Ngày nay, dù thực tế quản trị doanh nghiệp đã có những chuyển biến, phát triển mới nhưng lý thuyết thiết lập mục tiêu vẫn còn nhiều điểm tích cực, phù hợp áp dụng cho đa dạng các loại hình công ty, tổ chức khác nhau.
Nếu bạn cần thêm thông tin về lý thuyết thiết lập mục tiêu hay cần tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.
[single-form-01]
GoalF
- Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 0904232369
- Email: support@okrs.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn
