Phản hồi liên tục để giúp nhân viên cải tiến hiệu suất, hiệu quả công việc là một trong những chìa khóa quan trọng giúp bạn mở ra cánh cửa phát triển của doanh nghiệp. Phản hồi đúng cách, hiệu quả thực tế không hề đơn giản. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về phản hồi liên tục qua bài viết sau.
Có thể bạn cần biết: 10 kỹ năng phản hồi HIỆU QUẢ trong công việc
Phản hồi liên tục là gì?
Phản hồi liên tục là một quy trình khuyến khích, giúp nhân viên cải tiến hiệu suất công việc. Khi áp dụng phản hồi liên tục, nhà quản lý sẽ đưa ra các phản hồi, góp ý hữu ích, kịp thời để giúp nhân viên cải thiện công việc.
Thông qua phản hồi liên tục, nhân viên sẽ nhìn nhận được những điểm mạnh để phát huy và cả những điểm hạn chế trong công việc để khắc phục. Phản hồi liên tục có tính chu kỳ lặp lại với 4 bước: lên kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động.
Lợi ích và ý nghĩa phản hồi liên tục
Phản hồi liên tục có thể đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn những lợi ích vượt trội cả trong ngắn, trung và dài hạn như:
Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên
Với phản hồi liên tục, nhân viên của bạn sẽ kịp thời và liên tục nhận được những ý kiến phản hồi giúp ích cho công việc. Nếu ví mục tiêu nhân viên cần hướng tới như một điểm rõ ràng trên bản đồ nhân viên cần tiến tới thì phản hồi liên tục cũng giống như những điểm mốc, chỉ dấu giúp nhân viên nỗ lực đúng hướng, chuẩn xác tiến tới mục tiêu.
Nhân viên khi nhận được những phản hồi liên tục từ quản lý sẽ được thúc đẩy phát triển, cải thiện tích cực công việc trong hiện tại và tương lai.
Cung cấp thông tin chi tiết, kịp thời theo thời gian thực
Áp dụng phản hồi liên tục đòi hỏi cả nhân viên và nhà quản lý cần kiểm soát tiến độ công việc chặt chẽ. Việc ghi nhận thông tin công việc lúc này rất nhanh chóng và thậm chí là theo thời gian thực.
Có được điều đó là vì quy trình của phàn hồi liên tục tạo thành những vòng tròn nối tiếp nhau: lên kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động. Nhân viên của bạn thực hiện công việc và sẽ liên tục được kiểm tra, yêu cầu cung cấp thông tin công việc chi tiết theo thời gian thực.
Cải thiện sự tương tác của nhân viên
Nếu cách quản lý hiệu suất truyền thống sẽ có chu kỳ đánh giá nhân viên rất dài, có thể là 3 tháng, 6 tháng, thậm chí là 1 năm thì cách quản lý hiệu suất liên tục cùng phản hồi liên tục sẽ đòi hỏi quản lý và nhân viên tương tác với nhau thường xuyên. Chu kỳ tương tác theo phản hồi liên tục có thể là theo từng tuần.
Bạn có thể yêu cầu nhân viên thực hiện các báo cáo tuần, tiến hành check-in công việc 1 – 1 với bạn để hai bên có thể tương tác, trao đổi giúp cải tiến công việc trong tuần tới.
Tạo điều kiện cho các mối quan hệ bền chặt
Những phản hồi hữu ích, liên tục của nhà quản lý dành cho nhân viên sẽ giúp nhân viên cải thiện được hiệu suất công việc và thêm gắn bó với công việc và công ty. Thông qua phản hồi liên tục, bạn có thể giúp tạo điều kiện cho các mối quan hệ bền chặt với nhân viên.
Nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng: những nhân viên có buổi trao đổi với quản lý về các mục tiêu và thành công công việc trong 6 tháng qua sẽ gia tăng được mức độ gắn bó với công ty hơn 2,8 lần so với những nhân viên khác. Còn với những nhân viên nhận được phản hồi hàng ngày từ người quản lý sẽ có mức độ gắn bó với công ty hơn gấp 3 lần.
Mô hình phản hồi liên tục
Mô hình phản hồi liên tục còn được gọi với tên khác là bánh xe Deming. Mô hình này được Tiến sĩ Edwards Deming – một nhà tư vấn quản lý nổi tiếng công bố vào những năm 1950. Mô hình phản hồi liên tục gồm 4 bước nối tiếp nhau như sau:
Lên kế hoạch – Plan
Trước hết, nhà quản lý cần xác định những vấn đề phải tiến hành phản hồi, góp ý cho nhân viên. Việc xác định những vấn đề này cần dựa trên các số liệu và sự kiện cụ thể, rõ ràng trong quá trình nhân viên thực hiện công việc.
Tiếp theo, quản lý cần tìm hiểu các thông tin liên quan, lên ý tưởng để phản hồi, cung cấp cho nhân viên những góp ý hữu ích, nhằm áp dụng vào thực tế công việc hiện tại và tương lai.
Sau đó, nhà quản lý cần lập ra một danh sách mục tiêu, kết quả kỳ vọng để nhân viên thực hiện trong chu kỳ làm việc tiếp theo.
Thực hiện – Do
Những phản hồi, góp ý cải tiến công việc của bạn có thể không hoàn toàn phù hợp với sự phát triển, yêu cầu của bộ phận, phòng ban và toàn công ty. Do đó, trước khi áp dụng các phản hồi trên diện rộng, bạn có thể thực hiện thử nghiệm áp dụng các phản hồi cho một vài nhân viên hay một team trước.
Kiểm tra – Check
Khi team thử nghiệm áp dụng phản hồi đã hoàn công việc, bạn hãy kiểm tra xem những kết quả công việc của team có đạt được kỳ vọng như dự đoán ban đầu hay không. Nếu team đạt được những kết quả tích cực như kỳ vọng, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.
Hành động – Act
Ở bước này, bạn sẽ áp dụng những phản hồi của mình trên diện rộng, cho toàn tổ chức, công ty. Bạn nên lưu ý khi đã hành động, đã áp dụng cho toàn tổ chức không có nghĩa là phản hồi liên tục đã kết thúc.
Thực tế, ý nghĩa phản hồi liên tục không phải một đường thẳng với điểm cuối là Act – hành động mà phản hồi liên tục giống như một vòng tròn liên tục nối tiếp nhau. Khi bạn đã áp dụng phản hồi ở quy mô lớn, bạn cần tiếp tục lên kế hoạch để liên tục cải tiến, tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại.
Lưu ý trước khi sử dụng phản hồi liên tục
Khi áp dụng phản hồi liên tục, nhà quản lý cần lưu ý 4 vấn đề sau:
- Xây dựng quy trình đơn giản: Thực tế, mọi nhân viên đều có những lo ngại, gánh nặng tâm lý khi quy trình công việc liên tục được tối ưu. Họ sẽ nhìn nhận đó là những xáo trộn, thay đổi khiến họ khó làm việc hơn. Do đó, ở góc độ nhà quản lý, bạn cần xây dựng quy trình làm việc mới đơn giản hơn. Nguyên tắc cốt lõi là những phản hồi, thay đổi trong công việc cần góp phần đơn giản hóa, tối ưu hóa công việc của nhân viên.
- Hướng đến cải thiện hiệu suất công việc: Quá trình phản hồi liên tục, nhà quản lý cần xác định thực hiện hướng đến việc cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên. Phản hồi phải góp phần giúp nhân viên đạt được kết quả công việc tối đa trên cơ sở tối ưu hóa các nguồn lực, chi phí cần bỏ ra.
- Khách quan trong thực hiện phản hồi: Để phản hồi cho nhân viên một cách chính xác, đúng cách, bạn hãy xóa bỏ các thành kiến, sự yêu ghét nhân viên để nhìn nhận công việc nhân viên thực hiện. Việc ghi nhận và phản hồi công việc cho nhân viên cần căn cứ trên các số liệu, dữ liệu công việc khách quan, định lượng.
- Quản lý đóng vai trò như huấn luyện viên: Thay vì biến mình thành một quản lý vi mô, thực hiện công việc, nghĩ thay công việc cho nhân viên hay ở chiều hướng khác lại trở thành một nhà quản lý áp đặt cứng nhắc cách làm việc cho nhân viên thì bạn hãy hướng việc phản hồi liên tục của mình giống như vai trò của một huấn luyện viên. Một huấn luyện viên sẽ có những góp ý liên tục, hữu ích cho cầu thủ trên sân để họ thi đấu tốt hơn và đạt được những chiến thắng, sự vượt trội trong hiện tại và tương lai.
5. Quản lý hiệu suất liên tục
Phản hồi liên tục là một phần của phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Với CPM, bạn sẽ cùng nhân viên thiết lập các mục tiêu ngắn hạn, liên tục giám sát công việc và phản hồi liên tục để nhân viên tối ưu hóa công việc.
Cùng phản hồi liên tục, phương pháp quản lý hiệu suất liên tục CPM đang dần tạo nên một cuộc cách mạng trong đánh giá hiệu suất nhân viên cũng như quản trị doanh nghiệp. Thay vì hướng sự quan tâm, đánh giá những kết quả công việc trong quá khứ của nhân viên như quản lý hiệu suất truyền thống thì CPM hướng đến đánh giá và giúp nhân viên cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc trong hiện tại và tương lai.
Để quản lý hiệu suất, phản hồi liên tục công việc cho nhân viên một cách hiệu quả, bạn có thể tìm hiểu tham gia khóa học quản lý hiệu suất liên tục cũng như cân nhắc sử dụng phần mềm của GoalF. Đội ngũ chuyên gia của GoalF ngoài việc cung cấp cho bạn công cụ phần mềm còn có thể chia sẻ những thông tin giá trị, thực tiễn trong quản lý hiệu suất, phản hồi liên tục cho bạn qua khóa học.
Bạn có thể liên hệ với GoalF ngay hôm nay. Đội ngũ chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
GoalF
- Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 0904232369
- Email: support@okrs.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn
