Theo dõi và đánh giá tiến độ công việc

Theo dõi và đánh giá tiến độ công việc là một phần không thể thiếu nếu bạn muốn cải tiến hiệu suất công việc. Bạn sẽ chỉ có thể đạt được hiệu suất công việc tốt nếu đạt được chính xác những kết quả công việc như mục tiêu kỳ vọng ban đầu. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về theo dõi, đánh giá tiến độ công việc qua bài viết sau.

Vì sao cần theo dõi và đánh giá tiến độ công việc?

Khi bạn thiết lập mục tiêu của một dự án thì không có gì đảm bảo mục tiêu chắc chắn sẽ hoàn thành được đúng hạn, đúng kỳ vọng ban đầu. Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng tới mục tiêu của bạn. Nếu bạn không theo dõi, đánh giá tiến độ công việc định kỳ, bạn có thể gặp một số rủi ro như:

• Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi thất bại ở ngay trước mắt, chúng ta không còn thời gian để cứu vãn. Ví dụ như khi công ty bạn đăng ký tham gia đấu thầu một dự án, mục tiêu được đề ra là nộp hồ sơ thầu đảm bảo yêu cầu, đúng hạn. Trường hợp bạn phó mặc hoàn toàn việc làm hồ sơ thầu cho nhân viên mà không có theo dõi, đánh giá tiến độ thường xuyên, gói thầu của bạn rất dễ sẽ gặp tình trạng thiếu tài liệu đáp ứng, không hoàn thành kịp thời hạn nộp thầu… Đó đều là những rủi ro cuối chu kỳ mà công ty bạn sẽ phải đối diện khi làm hồ sơ đấu thầu mà thiếu theo dõi, đánh giá kịp thời.
• Rủi ro bất chợt: Cũng có những trường hợp khác, mọi thứ liên quan đến công việc, số liệu có vẻ rất khả quan. Tuy nhiên, ngữ cảnh đằng sau các con số không được kiểm tra kỹ lưỡng cũng có thể dẫn team bạn tới thất bại vào “phút chót”. Ví dụ như gói thầu của công ty bạn lúc này đã được đóng gói, niêm phong và sẵn sàng để nộp thầu. Tuy nhiên, đúng phút chót thì có 1 nhà thầu xin rút đấu thầu. Do đó, gói thầu lúc này không đáp ứng yêu cầu có tối thiểu là 03 nhà thầu có đủ năng lực tham gia. Đó là rủi ro bất chợt có thể khiến mục tiêu nộp thầu của công ty bạn không đạt được.
• Rủi ro chệch hướng: Công việc được theo dõi “qua loa” và đến khi bạn và team nhận ra thì sự chệch hướng đã diễn ra từ lâu. Nếu ngay từ đầu bạn không kiểm soát công việc chặt chẽ, tiến hành đánh giá, phản hồi công việc kịp thời thì nhân viên của bạn có thể sẽ chệch hướng mục tiêu ngay từ đầu. Ví dụ như bạn và team có một mục tiêu là triển khai phân hệ quản lý tổ chức cho công ty A. Mục tiêu đúng ngay từ ban đầu phải là quản lý tổ chức qua vị trí công việc chứ không phải qua nhân sự cụ thể. Tuy nhiên, team triển khai của bạn đã chệch hướng ngay từ ban đầu, thiết kế phân hệ quản lý nhân sự cụ thể. Điều đó dẫn đến việc khi có thay đổi nhân sự mới, khách hàng lại phải điều chỉnh thủ công.
• Rủi ro “Không đạt kỳ vọng”: Công việc trong trường hợp này được giám sát rất chặt chẽ nhưng vẫn không đạt được mục tiêu. Thông thường, rủi ro không đạt kỳ vọng là do mục tiêu vượt quá khả năng của nhân viên và họ không có đủ kỹ năng để thực hiện. Ví dụ như phân hệ quản lý tổ chức cần một nhân viên phân tích nghiệp vụ (BA) không những giỏi về kỹ năng mà còn cần hiểu rất sâu về quản trị doanh nghiệp, quản lý tổ chức. Nếu bạn giao cho một BA còn non kinh nghiệm đảm nhận việc viết tài liệu nghiệp vụ phân hệ quản lý tổ chức, rất có thể nhân viên sẽ không đáp ứng được công việc, không đạt được kỳ vọng.

*

Theo dõi và đánh giá công việc là việc làm rất quan trọng để bạn có thể nắm bắt tiến trình thực tế team triển khai công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm. Theo dõi và đánh giá có thể giúp các nhóm xác định các vấn đề, đo lường thành công và học hỏi từ bất kỳ sai lầm nào. Đây là cơ sở quan trọng để team của bạn có thể tối ưu hóa, cải tiến hiệu suất công việc liên tục.

6 phương pháp đánh giá tiến độ công việc

Có khá nhiều phương pháp đánh giá tiến độ công việc. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu một số phương pháp đánh giá tiêu biểu dưới đây:

Phương pháp các đơn vị hoàn thành (Units Completed)

Phương pháp các đơn vị hoàn thành hay còn được gọi là Units Completed (UC). Khi bạn thiết lập UC, bạn sẽ thuận lợi trong việc theo dõi các tác vụ được thực hiện lặp đi lặp lại. Lý do vì khi một nhiệm vụ được thực hiện lặp đi lặp lại sẽ có xu hướng mất khoảng thời gian, nguồn lực, nỗ lực tương tự nhau.

Bạn thiết lập UC và nếu nhân viên thực hiện tốt hơn tiêu chuẩn đề ra thì đó là một nhân viên có tiến độ công việc tốt và ngược lại.

Ví dụ:

Trong 1 giờ làm việc, một nhân viên trung bình sẽ làm ra được ra được 2 sản phẩm. Như vậy, bạn có thể căn cứ theo UC đó xác định tiến độ công việc nhân viên đang thực hiện. Một giờ chỉ làm được 1 sản phẩm là tiến độ công việc thấp, 2 sản phẩm là đạt tiêu chuẩn và 3 sản phẩm trở lên là tiến độ công việc tốt.

Phương pháp mốc gia tăng (Incremental Milestone)

Phương pháp mốc gia tăng – Incremental Milestone (IM) hay còn được gọi là phương pháp “bước”. Phương pháp này chủ yếu được sử dụng cho việc đánh giá tiến độ công việc liên quan đến các nhiệm vụ cần hoàn thành theo một trật tự cố định.

Ví dụ như chu trình, trật tự của công việc tuyển dụng thông thường gồm những bước như sau:

• Bước 1: Đăng tuyển
• Bước 2: Tổng  hợp CV ứng tuyển
• Bước 3: Liên hệ phỏng vấn ứng viên phù hợp
• Bước 4: Chốt thỏa thuận thông qua thư tuyển dụng
• Bước 5: Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới (lấy dấu vân tay chấm công, ký hợp đồng thử việc, thông báo chào mừng nhân viên mới, cung cấp trang thiết bị làm việc…)

Bạn có thể căn cứ theo các bước, các mốc gia tăng như trên để đánh giá nhân viên tuyển dụng đã thực hiện công việc tuyển dụng đến bước nào, công việc đã hoàn thành hay chưa.

Phương pháp bắt đầu/kết thúc (Start/Finish)

Phương pháp đánh giá tiến độ công việc theo mốc bắt đầu / kết thúc (Start / Finish) chỉ tập trung vào việc nắm bắt điểm bắt đầu và điểm kết thúc của nhiệm vụ và không xem xét những vấn đề phát sinh giữa chu kỳ. Phương pháp đánh giá này phù hợp với các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong ngắn hạn.

Bạn có thể áp dụng phương pháp đánh giá này nếu ước tính công việc của nhiệm vụ không có sẵn hoặc nếu dữ liệu tiến độ hoàn thành công việc quá khó thu thập.

Ví dụ:

Công ty bạn thuê nhà cung cấp triển khai việc vệ sinh văn phòng chẳng hạn. Bạn chỉ cần quan tâm là trong 1 tháng sẽ có 4 buổi vệ sinh vào sáng thứ tư hàng tuần. Giờ bắt đầu vệ sinh, giờ kết thúc vệ sinh là giờ nào. Kết quả cuối cùng văn phòng có được vệ sinh đạt tiêu chuẩn hay không.

Áp dụng cách đánh giá bắt đầu / kết thúc như vậy sẽ giúp bạn đánh giá được tiến độ công việc nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh thực hiện.

Phương pháp tỷ lệ chi phí (Cost Ratio)

Phương pháp tỷ lệ chi phí thường được áp dụng trong việc đánh giá tiến độ công việc một dự án có thời gian thực hiện khá dài.

Ví dụ:

Công ty bạn ký hợp đồng triển khai phần mềm nhân sự cho công ty A chẳng hạn. Tổng ngân sách chi cho nhân sự triển khai phần mềm toàn dự án trong 6 tháng là 500 triệu đồng chẳng hạn. Vậy, nếu team triển khai dự án có tỷ lệ chi phí triển khai thấp hơn con số 500 triệu đồng đó có nghĩa là họ có tiến độ công việc tối ưu, tiết kiệm chi phí, nỗ lực.

Phương pháp đơn vị trọng số hoặc tương đương (Weighted or Equivalent Units)

Phương pháp đơn vị trọng số hoặc tương đương được đánh giá là phương pháp đánh giá tiến độ công việc khá tốt nhưng cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực từ phía quản lý hơn. Nếu áp dụng phương pháp đánh giá này, bạn sẽ mở rộng được phạm vi dữ liệu đánh giá tiến độ công việc.

Phương pháp này được tiến hành trên cơ sở xem xét các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian dài, thường phát sinh các nhiệm vụ phụ. Trong đó, các nhiệm vụ phụ có thể có những đơn vị đo lường khác nhau.

Ví dụ:

Đội ngũ triển khai phần mềm nhân sự của bạn có nhiều nhân viên ở các vị trí các khác nhau như Lập trình viên (Dev), Phân tích nghiệp vụ (BA), Kiểm thử phần mềm (Tester), Quản lý dự án (PM)… Để triển khai được một phần mềm nhân sự cho khách hàng sẽ cần nhiều nỗ lực chính và nỗ lực phụ khác nhau. Để đánh giá chuẩn xác tiến độ công việc của toàn team, bạn có thể sử dụng đơn vị trọng số hoặc tương đương là mandays (một ngày làm việc 8 tiếng) để đánh giá nỗ lực nhân viên đạt được.

Cụ thể như sau:

• BA khảo sát nghiệp vụ khách khách để chốt được tài liệu cần tốn nỗ lực 10 mandays
• Dev xây dựng màn hình tính lương cần tốn nỗ lực 5 mandays
• Tester kiểm thử, rà soát lỗi phần mềm cần tốn nỗ lực 5 mandays

Như vậy, tính chất, khối lượng hay các đặc thù công việc giữa các vị trí là khác nhau nhưng cùng được quy đổi ra đơn vị trọng số hoặc tương đương để đánh giá là mandays. Bạn có thể căn cứ theo trọng số đó để đánh giá nhân viên đang thực hiện công việc theo tiến độ như thế nào.

Đánh giá từ quản lý

Không giống như các phương pháp đánh giá tiến độ công việc khác dựa vào dữ liệu xác định, phương pháp đánh giá từ quản lý sẽ dựa vào kinh nghiệm và tính chủ quan của người quản lý.

Thực tế, các công ty không nên khuyến khích hay phụ thuộc hoàn toàn vào cách đánh giá từ quản lý này. Lý do là vì cách đánh giá này rất cảm tính, phụ thuộc vào nhận định của người quản lý. Thậm chí, trong trường hợp quan hệ giữa quản lý trực tiếp và nhân viên không thuận lợi thì đánh giá cũng sẽ khó tích cực, khách quan.

Nếu bạn áp dụng phương pháp đánh giá từ quản lý này thì có thể xem đó như một tiêu chí đánh giá bổ sung bên cạnh các phương pháp đánh giá khác. Ví dụ như sử dụng phương pháp tỷ lệ chi phí để xem xét nhân viên đang tối ưu công việc như thế nào và sau đó kết hợp thêm ý kiến đánh giá từ quản lý trực tiếp chẳng hạn.

Tìm hiểu thêm: 11+ phương pháp đánh giá công việc cho năm 2021

Công cụ hỗ trợ đánh giá tiến độ công việc

Đánh giá tiến độ công việc là công việc không hề dễ dàng, bạn cần những công cụ hỗ trợ hữu ích để giảm thiểu nỗ lực thủ công của bản thân và team.

Biểu mẫu Excel để theo dõi và đánh giá tiến độ công việc

Sơ đồ Gantt hay còn được gọi là The Gantt Chart – một trong những phương pháp phổ biến khi lập danh mục công việc cần thực hiện với kế hoạch ghi rõ ai làm gì hay công việc gì cần thực hiện với thời gian ra sao.

Henry L. Gantt – một trong những nhà tiên phong về quản trị học vào năm 1915 đã xây dựng sơ đồ Gantt. Theo đó, các đầu mục công việc được thể hiện bằng thanh ngang biểu đồ. Còn thanh dọc biểu đồ sẽ thể hiện tương gian tương ứng với công việc.

Sơ đồ Gantt tuy đơn giản với 1 trục ngang và 1 trục dọc nhưng là công cụ quan trọng giúp bạn và team có thể xác định nhanh chóng những gì cần làm, việc gì làm trước, làm sau theo tiến độ kế hoạch. Ngoài ra,

Tuy nhiên, sơ đồ Gantt thường chỉ phù hợp áp dụng cho những công việc đơn giản, quy mô nhỏ, ít chồng chéo. Với những dự án, công việc phức tạp, chồng chéo về thời gian thực hiện, phối hợp, bạn sẽ khó thể hiện bằng sơ đồ Gantt hơn.

Phần mềm GoalF

Để theo dõi và đánh giá tiến độ công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm GoalF. GoalF có thể giúp bạn áp dụng nhanh chóng, đúng hướng và giảm thiểu nỗ lực trong việc quản lý hiệu suất liên tục, đánh giá tiến độ công việc của nhân viên.

GoalF cung cấp cho bạn đa dạng các tính năng giúp đánh giá tiến độ công việc hiệu quả như:

• Thiết lập mục tiêu
• Check-in
• Phản hồi 360 độ
• Ghi nhận trong thời gian thực
• Tích sao đổi quà

*

Đánh giá tiến độ công việc là việc làm cần thiết với tổ chức nhưng đồng thời hoạt động này cũng có thể gây áp lực cả về thời gian, tâm lý với quản lý và nhân viên. Để tối ưu công tác đánh giá tiến độ công việc, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của GoalF để được tư vấn nhanh chóng, chính xác.

[single-form-02]

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn