Huấn luyện nhân viên là chìa khóa để xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân viên năng động. Bạn càng huấn luyện tốt, đội của bạn càng chuẩn bị sẵn sàng để đạt được mục tiêu của họ. Nắm được các nguyên tắc cần thiết trong huấn luyện sẽ giúp công tác đào tạo nhân viên trở nên hiệu quả và mang lại nhiều giá trị cho tổ chức.
Tại sao huấn luyện nhân viên lại quan trọng?
Huấn luyện nhân viên có thể hiểu là sự giúp đỡ hoặc hướng dẫn của người quản lý đối với nhân viên nhằm cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng cụ thể để tạo điều kiện và cải thiện hiệu suất công việc trong các vai trò hiện tại của họ. Điều này được coi là sự hợp tác giữa người quản lý và nhân viên.
Huấn luyện thành công hướng dẫn nhân viên đi đúng hướng, thúc đẩy tư duy độc lập và hợp tác nhóm để vượt qua các trở ngại. Điều này sẽ thúc đẩy mối quan hệ tin cậy và giúp công ty của bạn đạt được mức độ thành công cao hơn bao giờ hết.
“Chỉ có hai cách mà người quản lý có thể tác động đến kết quả đầu ra của nhân viên: động lực và huấn luyện. Nếu bạn không được đào tạo, thì về cơ bản bạn đang bỏ bê một nửa công việc”. – Andy Grove.
Việc huấn luyện trong tổ chức là rất quan trọng để giúp nhân viên nâng cao năng lực bản thân và gia tăng giá trị cho tổ chức. Một tổ chức có sự huấn luyện, đào tạo nhân viên tốt sẽ có được những lợi ích cơ bản sau:
- Năng suất cao hơn: Khi một người được huấn luyện tốt, người quản lý của họ có thể tự tin trao quyền để giúp họ hoàn thành tốt công việc. Điều này cải thiện sự tham gia của nhân viên vào những mục tiêu chung của tổ chức và tăng năng suất công việc.
- Tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn: Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy việc thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp là nguyên nhân chính dẫn đến việc không hài lòng với công việc và bỏ việc sớm. Khi nhân viên cảm thấy rằng các công ty đang đầu tư vào tương lai của họ, họ có nhiều khả năng sẽ trung thành, gắn bó với tổ chức và năng suất tăng lên.
- Hạn chế những sai lầm: Huấn luyện cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng cần thiết để ngăn ngừa và xử lý bất kỳ sai sót và tai nạn nào trong công việc.
- Tăng sự chủ động trong công việc: Nhân viên được đào tạo bài bản sẽ có nhận thức đầy đủ về kỳ vọng, nhiệm vụ và trách nhiệm của họ đối với tổ chức. Điều này giúp cho người nhân viên có sự tự chủ và chủ động trong việc hoàn thành các nhiệm vụ của mình.
- Đảm bảo thành công lâu dài cho tổ chức: Huấn luyện nhân viên cũng giúp cho việc chuẩn bị và giữ chân nhân tài để chuyển sang các vai trò này là rất quan trọng. Cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng tốt hơn giúp họ chuẩn bị để đưa tổ chức của bạn lên một tầm cao mới.
Rõ ràng rằng việc huấn luyện và phát triển nhân viên có chất lượng là rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Tuy nhiên, để thực hiện tốt việc huấn luyện tổ chức cần phải nắm được những nguyên tắc để xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp với các mục tiêu kinh doanh cụ thể và mục tiêu dài hạn.
Nguyên tắc để huấn luyện nhân viên hiệu quả
Trong một bài báo tổng hợp các nguyên tắc huấn luyện của Business management ideal đã chia sẻ các nguyên tắc huấn luyện từ rất nhiều tổ chức lớn chuyên về huấn luyện và đào tạo nhân viên. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng từ bài báo mà một nhà quản lý và các huấn luyện viên cần nắm vững để huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả.
Mục tiêu huấn luyện rõ ràng
Mục tiêu và lý do đằng sau chương trình huấn luyện phải rõ ràng. So sánh các yêu cầu công việc và các kỹ năng nhân sự hiện có sẽ giúp xác định nhu cầu đào tạo cụ thể của nhân viên, từ đó tạo ra một bộ tiêu chuẩn để thực hiện.
Vì mục đích của việc huấn luyện là giúp các thành viên có được các kỹ năng cần thiết để góp phần đạt được các mục tiêu của công ty. Do đó, việc huấn luyện nhân viên cũng cần dựa trên các giá trị cốt lõi và mục tiêu của tổ chức.
Khi nhân viên hiểu được mục tiêu của việc huấn luyện, họ và người quản lý sẽ cùng nhìn vào bức tranh toàn cảnh, điều đó cũng sẽ giúp họ dễ tiếp nhận những chương trình đào tạo của tổ chức hơn.
Tạo động lực
Khi nhân viên có động lực và cảm thấy chương trình đào tạo của tổ chức là cần thiết họ sẽ có xu hướng tham gia tích cực và tiếp thu kiến thức thức tốt hơn. Vì vậy, kiến thức được cung cấp trong các tài liệu huấn luyện phải hữu ích, việc đào tạo phải liên quan đến nhu cầu và vấn đề của người học cũng như khả năng và năng lực của họ.
Để có thể tìm hiểu các nhu cầu về việc đào tạo, người quản lý và nhân viên có thể tổ chức các buổi họp 1:1 để trao đổi về phát triển nghề nghiệp hoặc tạo các cuộc khảo sát về động lực làm việc và cơ hội để phát triển bản thân của người nhân viên, từ đó xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp.
[Bạn có thể sử dụng phần mềm VnSurvey để thực hiện các cuộc khảo sát trong tổ chức. Phần mềm VnSurvey đã được tích hợp sẵn các khảo sát cần thiết để giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình doanh nghiệp và các vấn đề của nhân viên, từ đó tìm ra phương pháp để cải thiện và nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức.
Đăng ký sử dụng phần mềm VnSurvey hoàn toàn miễn phí tại đường lịnk: https://vnsurvey.vn/]
Ngoài ra bạn cũng có thể giúp nhân viên có động lực tham gia vào các buổi đào tạo bằng những giá trị họ sẽ nhận được sau khóa huấn luyện. Một khi các học viên được thuyết phục rằng họ sẽ được đánh giá cao hơn, phát triển bản thân hoặc thậm chí được thăng chức, họ sẽ tham gia vào quá trình đào tạo với toàn bộ sự nhiệt tình.
Sự khác biệt giữa các cá nhân
Một nguyên tắc bạn cần phải nhớ khi triển khai huấn luyện, đào tạo nhân viên đó là: Mỗi người sẽ có nhu cầu học tập phát triển nghề nghiệp khác nhau. Vì vậy khi tổ chức huấn luyện tổ chức cần lựa chọn ra các chương trình đào tạo phù hợp với từng người.
Mặc dù việc đào tạo một cá nhân dễ dàng hơn, nhưng vì tính kinh tế nên các tổ chức có xu hướng tổ chức các cuộc đào tạo nhóm. Trong những trường hợp như vậy, cần chú ý đến sự khác biệt của từng cá nhân vì các cá nhân khác nhau cơ bản về năng lực, kỹ năng và phẩm chất.
Bạn có thể cung cấp cho bất kỳ ai hướng dẫn từng bước về cách thực hiện điều gì đó. Nhưng bạn sẽ không huấn luyện tất cả mọi người theo cùng một cách. Ví dụ một số người cần được huấn luyện bằng hình ảnh nhiều hơn, trong khi đó những người khác có xu hướng tiếp thu kiến thức bằng âm thanh tốt hơn.
Huấn luyện liên tục
Huấn luyện nhân viên không phải là chuyện một sớm một chiều. Đó là một quá trình liên tục được thực hiện cho đến khi nhân viên của bạn có được kiến thức, kỹ năng và thái độ mà họ phải có.
Không nhất thiết việc đào tạo, huấn luyện phải tổ chức với quy mô lớn như các khóa đào tạo và mời các chuyên gia về giảng dạy. Bản thân những người quản lý có thể huấn luyện một cách liên tục cho nhân viên của mình thông qua các cuộc họp ngắn và duy trì hàng tuần.
Khi việc huấn luyện được thực hiện một cách đều đặn, dần dần chúng sẽ trở thành một phần trong văn hóa doanh nghiệp.
Phản hồi
Phản hồi luôn được cung cấp để trở thành một phần thiết yếu của một tổ chức. Đây là một quá trình hai chiều cần sự tham gia tích cực của cả người nhân viên và người quản lý.
Là một người quản lý khi phụ trách huấn luyện cho nhân viên của mình, bạn cần đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng và đảm bảo không làm họ mất tinh thần.
Một điều quan trọng khác cần ghi nhớ khi cung cấp phản hồi là bạn cần trung thực về sự phát triển của họ. Nói cho họ biết những gì chưa đúng, chỉ ra những sai lầm và làm cho họ hiểu bằng những ví dụ điển hình để họ có thể nhanh chóng nắm bắt được những kiến thức mà bạn muốn truyền tải.
Cung cấp phản hồi tích cực đồng thời khuyến khích họ sẽ thúc đẩy tinh thần và động lực để họ làm tốt hơn.
Đánh giá
Cuối cùng, mọi khía cạnh của đào tạo như nội dung, phương pháp, giảng viên, học viên, kết quả sau đào tạo, năng suất, sự thay đổi trong khuôn mẫu hành vi và chi phí đều cần được đánh giá và thẩm định một cách kỹ càng. Điều này giúp cho tổ chức đo lường được kết quả của việc huấn luyện, rút ra được những bài học và đưa ra phương án xử lý kịp thời khi gặp phải những trở ngại.
Gặp gỡ nhân viên của bạn sau mỗi khóa đào tạo, huấn luyện, cùng nhau thảo luận về điều gì hiệu quả, điều gì không và điều gì có thể làm khác đi trong lần tới. Dành thời gian để ăn mừng thành công và khen thưởng thành tích của họ .
Sự đánh giá, ghi nhận tích cực giúp nhân viên của bạn cảm thấy nỗ lực của họ là xứng đáng và khuyến khích họ tiếp tục tiến lên.
Kết luận,
Việc xây dựng các chương trình huấn luyện hiệu quả là rất cần thiết đối với các tổ chức. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới sự hài lòng và sự tham gia của nhân viên. Không chỉ vậy, nó còn thúc đẩy mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và người quản lý thông qua việc giao tiếp và phản hồi tích cực.
Tuy nhiên để đào tạo nhân viên hiệu quả không phải là một điều dễ dàng. Đôi khi điều kiện của doanh nghiệp không cho phép tổ chức các chương trình đào tạo một cách thường xuyên vì nó mất khá nhiều thời gian và công sức. Điều này làm cho việc học tập kiến thức mới của nhân viên bị gián đoạn và không có nhiều cơ hội để cập nhật thêm kiến thức mới.
Một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này đó là sử dụng các ứng dụng chuyên biệt hỗ trợ việc đào tạo và huấn luyện nhân viên như Ứng dụng “Học & Thi” cho doanh nghiệp 123Train của chúng tôi.
Với Ứng dụng 123Train doanh nghiệp sẽ giảm 80% công sức trong việc huấn luyện nhân sự. Việc đào tạo nhân sự được gói gọn trong 3 bước đơn giản:
- Tạo bài học: Quản lý tạo bài học và thêm tài liệu đào tạo. Phần mềm hỗ trợ tất cả các các định dạng: Video, pdf, ppt, hình ảnh, link youtube,…
- Giao khóa học: Người quản lý dễ dàng thêm nhân viên vào các khoá học, cũng như theo dõi tỷ lệ hoàn thành, đo lường kết quả đào tạo.
- Học và lấy giấy chứng nhận: Nhân viên tải ứng dụng 123Train và đăng nhập theo tài khoản được cấp. Trong vài phút, nhân viên có thể “Học & Thi” để lấy giấy chứng nhận hoàn thành khoá học, bất kể họ ở đâu trên thế giới.
Tìm hiểu thông tin và đăng ký tài khoản doanh nghiệp tại đường link: https://123train.vn/
Tải ứng dụng “Học & Thi” cho doanh nghiệp 123Train: iOS, Android
