Quản lý hiệu suất đang trải qua một cuộc cách mạng. Các công ty đang xem xét lại việc đánh giá nhân sự: các cuộc thảo luận hiệu suất, thái độ đối với các công cụ quản trị mới, tác động của việc xếp hạng đánh giá nhân sự hàng năm toác động đến nhân viên và văn hóa doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp dẫn đầu trên khắp thế giới đã nhận ra rằng đánh giá hàng năm truyền thống có rất nhiều sai sót cố hữu. Thay vào đó, họ đang chuyển sang quản lý hiệu suất liên tục – continuous performance management (được một số người gọi là quản lý hiệu suất nhanh), một xu hướng ngày càng tăng trong việc quản lý nguồn lực nhân sự. Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá quản lý hiệu suất liên tục là gì, tại sao các công ty đang thay đổi cách đánh giá hiệu suất của họ và cách phản hồi liên tục có thể giúp tăng lợi nhuận như thế nào
Quản lý Hiệu suất Liên tục là gì?
Quản lý Hiệu suất Liên tục trong bối cảnh quản lý nguồn nhân lực ( HR ), được định nghĩa là các quá trình quản lý hiệu suất diễn ra liên tục trong năm. Đó là một quá trình tổng thể liên tục, trái ngược với những quá trình dựa trên đánh giá hàng năm truyền thống. Khi phản hồi xảy ra thường xuyên hơn, cả người quản lý và nhân viên đều cảm thấy tự nhiên hơn, mọi người có thể phát triển thêm một mối quan hệ lành mạnh và đích thực tại nơi làm việc.
Các quá trình này bao gồm thiết lập mục tiêu ngắn hạn, trò chuyện 1-1 thường xuyên (Check-in) và phản hồi trong thời gian thực
Văn hóa làm việc bao gồm phản hồi liên tục về hiệu suất:
- Nuôi dưỡng tư duy phát triển hướng tới tương lai bằng cách nhấn mạnh vào phản hồi trong thời gian thực.
- Tăng cường mối quan hệ bằng cách cải thiện giao tiếp và huấn luyện giữa nhân viên, người quản lý, trưởng nhóm và người cố vấn.
Quản lý hiệu suất liên tục tạo ra một nền văn hóa nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi đưa ra phản hồi lên, xuống và ngang hàng. Điều đó giúp nhân viên và công ty nhận ra đầy đủ tiềm năng của họ.
Tìm hiểu thêm: 10 kỹ năng phản hồi HIỆU QUẢ trong công việc
Tại sao bây giờ là lúc cần chuyển qua Quản lý Hiệu suất Liên tục?
Đánh giá xếp hạng hàng năm có vấn đề gì?
Các nhà lãnh đạo về tư tưởng quản lý như CEB từ lâu đã chủ trương rằng quản lý hiệu suất nên là một phần vai trò hàng ngày của các nhà quản lý, việc đánh giá một hoặc hai lần một năm không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. Hiện nay, không chỉ các học giả mới nghĩ đến điều này. 95% nhà quản lý không hài lòng với quá trình quản lý hoạt động hàng năm của doanh nghiệp và 75% nhân viên xem đánh giá hàng năm là không công bằng. Một nghiên cứu khác đã chỉ ra rằng chỉ 8% công ty tin rằng quy trình quản lý hiệu suất truyền thống của họ thúc đẩy giá trị doanh nghiệp. Khi tìm kiếm một giải pháp thay thế cho đánh giá hàng năm, quản lý hiệu suất liên tục là một giải pháp bổ sung và hỗ trợ hiệu quả cho tốc độ kinh doanh hiện đại.
Bên cạnh thực tế là ngày càng nhiều công ty bị ảnh hưởng bởi sự kém hiệu quả và hạn chế của các quy trình quản lý hiệu suất truyền thống của họ, có nhiều lý do hợp lý cho thấy bây giờ là thời điểm tốt nhất để chuyển đổi sang một quy trình quản lý liên tục hơn.
Môi trường kinh doanh hiện nay có nhịp độ rất nhanh. Các công ty phải đối mặt với những áp lực và trở ngại bất ngờ hàng ngày và họ cần một hệ thống quản lý hiệu suất phù hợp với thực tế này. Các doanh nghiệp cần phải nhanh nhẹn, để phát triển và cạnh tranh. Những người trẻ ngày nay có nhu cầu cao đối với việc có được các thông tin tức thời, họ muốn tăng cường các mối quan hệ thông qua đối thoại và minh bạch với các nhà quản lý, họ muốn và đang trở nên tự chủ và độc lập hơn.
Các hoạt động cụ thể trong Quản lý Hiệu suất Liên tục
- Thiết lập mục tiêu: Mục tiêu được thiết lập dựa trên sự trao đổi trên dưới, ngang hàng nhằm kết nối tất cả cùng hướng về mục tiêu chung của công ty. Các mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng, có thời hạn, thách thức nhưng không quá khó.
- Check-in: Được nhắc đến đầu tiên bởi Andy Grove (cố chủ tịch Intel), Check-in là cuộc trò chuyện 1-1 diễn ra giữa nhân viên và cấp trên trực tiếp. Check-in được tổ chức thường xuyên trong thời gian một người thực hiện Mục tiêu của họ. Tần suất check-in có thể lựa chọn tùy ý nhưng không nên dài quá 1 tháng, lý tưởng là 1 lần mỗi tuần. Việc check-in sẽ chỉ hiệu quả khi nhân viên và nhà quản lý đều nắm được các kỹ thuật trao đổi của một buổi check-in tiêu chuẩn. Check-in hiệu quả sẽ giúp nhân viên làm việc tốt hơn, trở nên cam kết hơn và nhiều động lực hơn. Về phía cấp trên, check-in giúp hiểu nhân viên hơn, nhanh chóng phát hiện ra các rủi ro và hỗ trợ nhân viên kịp thời, tránh việc thất bại bất ngờ với các mục tiêu mà nhân viên nắm giữ.
- Phản hồi 360O: mọi người thoải mái trong việc phản hồi lẫn nhau nằm nâng cao chất lượng công việc, cải thiện hiệu suất. Phản hồi trở thành văn hóa sẽ mang đến cơ hội học hỏi và phát triển trong toàn công ty.
- Các ưu tiên: Nhân viên thiết lập và duy trì các mục tiêu ngắn hạn giúp gắn trọng tâm của họ với các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
- Ghi nhận: khen ngợi những nỗ lực, thành tích hoặc chiến thẳng nhỏ trên chặng đường hướng tới mục tiêu là điều bắt buộc. Một đội bóng chỉ tổ chức ăn mừng vào cuối mùa giải sẽ không bao giờ chiến thắng CUP vô địch. Văn hóa Ghi nhận chính là văn hóa lòng biên ơn.
Công ty nào đã Áp dụng Quản lý Hiệu suất Liên tục?
Có một số công ty đáng chú ý đã quyết định điều chỉnh quy trình đánh giá hiệu suất của họ để tận dụng tối đa lực lượng lao động. Dưới đây là một lựa chọn nhỏ các nghiên cứu điển hình về quản lý hiệu suất liên tục đã thực hiện chuyển đổi thành công.
Adobe là công ty nổi tiếng đầu tiên áp dụng quản lý hiệu suất liên tục khi họ từ bỏ quy trình đánh giá hàng năm vào năm 2012 để ủng hộ “Check-in ” và phản hồi thường xuyên. Adobe đã làm việc chăm chỉ để đưa phương pháp tiếp cận mới này vào văn hóa của họ và công việc đó đã được đền đáp với doanh thu tăng trưởng nhanh kể từ khi họ áp dụng Check-in.
Nhà sản xuất và phân phối thực phẩm Hoa Kỳ Cargill cũng đã thay đổi quy trình quản lý hiệu suất lỗi thời của họ vào năm 2012 , thay vào đó đưa ra quản lý hiệu suất hàng ngày. Họ đã loại bỏ các biểu mẫu đánh giá hàng năm và xếp hạng hiệu suất, thay vào đó khuyến khích các nhà quản lý có các cuộc trò chuyện thường xuyên trong công việc và đưa ra phản hồi thường xuyên, mang tính xây dựng. Cargill cũng đã thấy những kết quả đáng chú ý với 70% nhân viên cho biết họ cảm thấy có giá trị do các cuộc thảo luận liên tục về hiệu suất của họ với người quản lý – một sự cải thiện lớn.
Gần đây, một số công ty toàn cầu hàng đầu đã triển khai quản lý hiệu suất liên tục, bao gồm Deloitte, Microsoft, IBM, Accenture, Google và nổi tiếng nhất là General Electric, vốn là công ty trước đây đã đi tiên phong trong việc đánh giá và xếp hạng hàng năm.
Những lợi ích của việc check-in và phản hồi thường xuyên là gì?
Có nhiều thống kê và nghiên cứu điển về hiệu quả của phản hồi liên tục và tác động của nó đối với hiệu suất của nhân viên, sự phát triển và khả năng giữ chân nhân viên.
Nghiên cứu cho thấy rằng hơn 50% công ty xem xét mỗi tháng đang trong tứ phân vị hàng đầu về hiệu suất tài chính, trong khi chỉ có 24% các công ty mà mục tiêu được tái đánh giá mỗi năm một lần có kết quả tương tự. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các công ty quản lý mục tiêu thường xuyên tạo ra lợi nhuận cao hơn 30% so với các công ty xem xét mục tiêu theo năm.
Phản hồi thường xuyên hiện đang được gắn nhãn “Ứng dụng sát thủ” và đã được chứng minh làm tăng hiệu suất lên đến 39%. Một nghiên cứu của Gallup cũng đã phát hiện ra rằng những nhân viên mà người quản lý thường xuyên tổ chức một buổi trò chuyện trực tiếp với họ có khả năng gắn bó gần gấp ba lần.
Quan trọng hơn, việc đánh giá hiệu suất liên tục thực sự có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty của bạn. Đánh giá hàng năm cần một khoản đầu tư đáng kể cho việc thực hiện đánh giá. Mọi người đều cố gắng hoàn thành quá nhiều công việc đánh giá cuối năm, họ trở nên sợ hãi và làm việc này một cách vội vàng, kết quả cuối cùng là lãng phí thời gian.
Một số công ty sử dụng quản lý hiệu suất liên tục rồi từ bỏ, tại sao?
Với tất cả những lợi ích rõ ràng của việc quản lý hiệu suất liên tục, tại sao nhiều công ty vẫn chưa thực hiện chuyển đổi? Tại sao nhiều công ty vẫn tổ chức đánh giá hàng năm?
Trong một khảo sát của Clear Review, họ đã phát hiện ra 60% người tham gia khảo sát đã ngừng quy trình đánh giá liên tục vì họ lo lắng việc tốn nhiều thời gian trong việc tổ chức các cuộc check-in 1-1 giữa người quản lý và nhân viên (thông thường là khoảng 45p/tuần). Đây là mối quan tâm dễ hiểu – điều cuối cùng bạn muốn là có ít cuộc họp vô nghĩa hơn làm lãng phí thời gian trong công ty của bạn.
Nếu thiếu kỹ năng trao đổi trong một cuộc check-in, hiệu quả sẽ không tạo ra và chúng ta sẽ sớm nản với việc này. Vì vậy, cho dù GoalF đã tiêu chuẩn hóa quy trình check-in để mỗi người dễ dàng tiến hành trò chuyện hiệu quả hơn, bạn vẫn nên đọc hướng dẫn này từ VNOKRs.
Cách thực hiện quản lý hiệu suất liên tục
Nếu bạn đang tìm kiếm cách thiết thực để chuyển đổi sang quản lý hiệu suất liên tục, chúng tôi có thể giúp bạn thực hiện thay đổi này. Tất cả bắt đầu bằng việc đưa đội ngũ lãnh đạo và quản lý của bạn bài viết này, họ cần hiểu những lợi ích do quản lý hiệu suất nhanh mang lại. Việc đào tạo cũng là một điều cần thiết – các nhà quản lý cần biết cách đưa ra phản hồi hiệu quả, tạo động lực trong quá trình làm việc với nhân viên.
Khi đã hiểu rõ bản chất lý thuyết, sử dụng một công cụ chuyên biệt về Quản lý hiệu suất liên tục như GoalF là cách hiệu quả để nhanh chóng tạo ra kỷ luật, văn hóa và nhịp quản lý nhanh vào công ty.
Vai trò của Phần mềm Quản lý Hiệu suất Liên tục là gì?
Để có hiệu quả, việc quản lý hiệu suất liên tục cần phải có sự phối hợp thường xuyên và diễn ra trong thời gian thực chứ không phải kiểm tra, đánh giá quá khứ. Nó cũng cần được giám sát để đảm bảo đang được thực hiện một cách hiệu quả. GoalF hỗ trợ bằng cách:
- Các cuộc check-in được tiêu chuẩn hóa. Để tranh cho việc trao đổi 1-1 không hiệu quả, các câu hỏi được đưa ra sẵn và người tham gia chỉ cần tập trung vào việc trao đổi thông tin theo đúng hướng dẫn.
- Phản hồi sẽ được đưa ra “trong thời gian thực” thay vì đợi cho đến ngày hôm sau.
- Lịch sử check-in, phản hồi được lưu trữ và dễ dàng xem lại. Việc này cũng giúp đánh giá nhân sự trở nên định lượng hơn với dữ liệu không ngắt quãng.
- Các mục tiêu được kết nối liền mạch, theo nhiều hướng. Loại bỏ công việc không tạo ra lợi ích đối với mục tiêu chung.
- Tiến độ được cập nhật thường xuyên. Các trở ngại cũng được thống kê liên tục và theo dõi mỗi khi chúng phát sinh.
- Lời nhắc về việc check-in, phản hồi sẽ được gửi đến mỗi người thông qua email, ứng dụng di động.
- Mọi người đều quan sát được việc quản lý hiệu suất liên tục đang diễn ra như thế nào trong công ty.
- HR dễ dàng đối chiếu dữ liệu hiệu suất và năng lưn hân viên mà không cần thực hiện các đánh giá truyền thống.
Kinh doanh luôn thay đổi và công nghệ luôn phát triển… nhưng lần cuối cùng bạn thực hiện một thay đổi quan trọng đối với hệ thống quản lý hiệu suất của mình là khi nào? Thay đổi tổ chức có thể không nhanh chóng và đơn giản, nhưng nó chắc chắn là cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn phát triển lâu dài trong tương lai. Hãy thực hiện bước đầu tiên của bạn ngay hôm nay cùng với GoalF.
Mai Xuân Đạt, Founder & CEO MOMTECH (VNOKRs, GOALF)
