Theo dõi Mục tiêu bằng Check-in

Lần gần nhất bạn theo dõi mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của nhân viên là khi nào? Đó có thể là tuần trước, tháng trước, quý trước hoặc thậm chí là chưa bao giờ. Một thói quen của nhiều nhà quản lý là giao mục tiêu cho nhân viên và để nhân viên “tự bơi” và thường nhận lại sự thất vọng vì mục tiêu không đạt được.

Lý do mục tiêu thường thất bại

Ngay kể cả khi các thành viên trong tổ chức của bạn đã thiết lập được mục tiêu cũng không đảm bảo mục tiêu có thể được hoàn thành đúng hạn, đúng kỳ vọng. Thiết lập mục tiêu chỉ là bước khởi đầu và cần rất nhiều nỗ lực, sự kiểm soát phù hợp để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra. 

Có rất nhiều nguyên nhân có thể tác động và khiến mục tiêu của bạn thất bại nhưng tựu chung có thể tổng hợp thành 4 loại rủi ro ảnh hưởng mục tiêu như sau:

• Rủi ro cuối chu kỳ thường phát sinh khi nhân viên thiếu sự cam kết thực hiện và quản lý không giám sát dẫn đến mục tiêu công việc không đạt được 
• Rủi ro chệch hướng thường phát sinh khi thiếu đi sự giám sát của quản lý
• Rủi ro bất chợt thường phát sinh khi quản lý thiếu thông tin
• Rủi ro không đạt kỳ vọng thường phát sinh khi quản lý thiếu sự hỗ trợ, giao mục tiêu không phù hợp với nhân viên

Hiểu về những lý do mục tiêu thường thất bại như trên, bạn có thể nhận thấy: Quản lý rất cần có sự kiểm soát phù hợp với nhân viên. Bạn có thể ủy quyền mọi việc cho nhân viên nhưng không thể uỷ quyền mục tiêu. 

Cùng nhân viên thiết lập mục tiêu nhưng thiếu đi sự kiểm soát phù hợp trong quá trình thực hiện, hướng đến mục tiêu có nghĩa là nhà quản lý đang từ bỏ vai trò quản lý của mình. Thiếu kiểm soát, phó mặc nhân viên thực hiện theo mục tiêu mà không có cơ chế kiểm soát nào đảm bảo mục tiêu được thực hiện đúng kỳ vọng chính là bạn đang “thoái vị”.

Cơ chế kiểm soát để hướng nỗ lực của nhân viên tối ưu trong việc đạt được mục tiêu có thể được thực hiện thông qua các buổi Check-in 1:1 hàng tuần một cách kỷ luật, định kỳ, thường xuyên.

Tìm hiểu thêm: Quản trị mục tiêu MBO là gì?

Check-in (Reflect)

Check-in được thực hiện với các hoạt động theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc nhằm phản ánh (reflect) chuẩn xác về công việc theo thời gian thực. Do đó, Check-in công việc thường được thực hiện theo chu kỳ hàng tuần.

Khái niệm Check-in

Từ khái niệm Check-in như trên, bạn có thể rút ra các đặc điểm của Check-in như:

• Mục tiêu: kiểm tra, đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu
• Hình thức: riêng tư 1:1 giữa quản lý và nhân viên
• Chu kỳ thực hiện: hàng tuần

Lý do Check-in nên và thường được thực hiện với chu kỳ hàng tuần là để hướng tới quản lý, thúc đẩy hiệu suất liên tục, theo thời gian thực. Nếu bạn thực hiện kiểm tra tiến độ thực hiện mục tiêu công việc với nhân viên theo chu kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc thậm chí hàng năm, rất nhiều mục tiêu có thể sẽ đối diện rủi ro không đạt được.

John Doerr trong cuốn sách “Làm điều quan trọng” chia sẻ:

“Các phương pháp xem xét biểu hiện công việc theo năm rất tốn kém, mệt mỏi và gần như không đem lại hiệu quả. Trung bình, phương pháp này “ngốn” mất 7,5 giờ của các quản lý để xử lý từng báo cáo trực tiếp. 

Tuy nhiên, chỉ có 12% các giám đốc nhân sự nghĩ rằng quy trình này có hiệu quả cao để dẫn đến giá trị doanh nghiệp. Chỉ có 6% cho rằng đáng để tốn thời gian cho quy trình này. Phương pháp này bị đánh giá là dễ méo mó gây ra bởi “thiên kiến xảy ra gần”, bị đè nặng bởi tâm lý xếp hạng nhân viên, hiệu ứng phân bố theo hình chuông (bell curve). Tất cả những tác động này khiến cho việc dựa vào đánh giá cuối năm là không thể công bằng và chính xác”.

Lợi ích của việc Check-in

John Doerr cho rằng: “Check-in thường xuyên (tốt nhất là hàng tuần) là điều cần thiết để ngăn bạn trượt ra khỏi mục tiêu”. Lợi ích Check-in đem lại rất đa dạng và có thể tóm tắt thành 10 lợi ích dưới đây:

• Biết tiến độ thường xuyên và tránh những điều bất ngờ

Thông qua hoạt động Check-in, nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được những thông tin, vướng mắc, khó khăn hay rủi ro công việc dẫn đến việc nhân viên không đạt được mục tiêu đã đề ra. Check-in giúp cả quản lý và nhân viên cùng theo dõi được tiến độ công việc thường xuyên và qua đó tránh được những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra, ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu.

• Xác định chướng ngại vật trước khi chúng làm hỏng mục tiêu

Trong buổi Check-in, một điều quan trọng mà cả quản lý và nhân viên cùng đạt được là cùng xác định được những vướng mắc, rủi ro trong công việc ở thời điểm hiện tại. Đó chính là những chướng ngại mà nếu không có giải pháp ngăn chặn có thể dẫn đến ảnh hưởng, thậm chí làm hỏng mục tiêu.

• Thay đổi cách thức và sửa chữa vấn đề sớm

Khi xác định được những vấn đề nằm ở đâu, quản lý và nhân viên sẽ có căn cứ chính xác để tìm được cách thay đổi, cải tiến và sửa chữa được vấn đề sớm hơn, nhanh chóng hơn.

Chẳng hạn như bộ phận tuyển dụng của bạn đang gặp phải vấn đề là tỷ lệ ứng viên huỷ buổi phỏng vấn ở mức cao, lên tới 22%. Đây là một vấn đề gây ảnh hưởng trực tiếp tới nỗ lực, mục tiêu tuyển dụng của bộ phận. Thông qua buổi Check-in hàng tuần, bạn có thể nắm bắt được vấn đề và cùng nhân sự tuyển dụng tiến hành thay đổi cách thức tiếp cận, trao đổi với ứng viên để sửa chữa vấn đề này sớm. Những thay đổi có thể kể đến như:

• Nhân sự tuyển dụng không chỉ thông báo lịch phỏng vấn chính thức qua email mà còn có thể trên cả kênh chat Zalo, tin nhắn SMS
• Lịch phỏng vấn cần trao đổi trước với ứng viên để thống nhất được lịch phù hợp nhất với cả 2 bên
• Trước khi buổi phỏng vấn diễn ra, nhân sự tuyển dụng cần nhắc lịch với ứng viên
• Có thể xem xét thay đổi phương thức phỏng vấn offline truyền thống sang phỏng vấn online ở vòng phỏng vấn đầu tiên…

• Khuyến khích sự tương tác giữa quản lý và nhân viên (hàng tuần, thay vì… thi thoảng)

Khi Check-in được thực hiện kỷ luật theo chu kỳ hàng tuần, nhà quản lý và nhân viên sẽ được khuyến khích, tạo điều kiện để tương tác, trao đổi với nhau nhiều hơn. Những buổi trao đổi về công việc hàng tuần sẽ giúp khả năng tương tác giữa quản lý, nhân viên được thúc đẩy tích cực cả về mặt số lượng lẫn chất lượng cũng như hiệu quả tương tác đem lại.

• Giúp nhà quản lý hiểu hiệu suất nhân viên trong thời gian thực và kịp thời ghi nhận

Check-in thường được thực hiện hàng tuần. Với những mục tiêu cấp bách, thậm chí bạn còn có thể thực hiện Check-in hàng ngày để đảm bảo mục tiêu chắc chắn đạt được đúng như kỳ vọng. Check-in hoàn toàn có thể giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng hiệu suất nhân viên đạt được trong thời gian thực và kịp thời ghi nhận vì Check-in được tiến hành với chu kỳ gần nhau, gần như có thể phản ánh hiệu suất theo real-time.

• Giải quyết mọi thách thức về hiệu suất kịp thời

Khi nhân viên của bạn có những vấn đề ảnh hưởng tới hiệu suất công việc, thông qua buổi Check-in hàng tuần, bạn và nhân viên có thể cùng tìm giải pháp để tháo gỡ, cải thiện hiệu suất.

Chẳng hạn như trưởng phòng sản phẩm phản ánh phòng sản phẩm có nguy cơ bị ảnh hưởng hiệu suất do có 2 nhân sự cấp trưởng nhóm có đề xuất xin nghỉ việc trong thời gian tới. Cùng tìm giải pháp với trưởng phòng sản phẩm, công ty bạn có thể đề ra cách giải quyết như:

– Trao đổi tìm cách giữ chân, tạo điều kiện tiếp tục phát triển 2 trưởng nhóm sản phẩm

– Hoặc tiến hành tuyển dụng mới thay thế vị trí sắp khuyết thiếu

• Huấn luyện và đào tạo kỹ năng cho nhân viên dựa trên kết quả có thể đo lường được

Nhân viên thực hiện công việc với những kết quả cụ thể, có thể đo lường được và thông qua buổi Check-in, nhà quản lý có thể đưa ra các phản hồi tích cực hoặc tiêu cực gắn với công việc nhằm thúc đẩy hiệu suất. Phản hồi tích cực về những điều nhân viên đang làm tốt, cần phát huy. Phản hồi tiêu cực về những điều nhân viên làm chưa đúng, cần tránh. Đây chính là quá trình huấn luyện, kỹ năng cho nhân viên gắn liền với công việc họ đang thực hiện.

• Nhân viên trở nên cam kết và chủ động với công việc

Chu kỳ Check-in hàng tuần thực sự nhanh, gấp gáp nhưng cần thiết. Nếu nhân viên không có sự cam kết, chủ động trong công việc thì họ sẽ không có gì để phản ánh trong buổi Check-in vào tuần sau. Như vậy, Check-in còn là một cơ chế giúp thúc đẩy sự cam kết, chủ động của nhân viên.

• Nhân viên có động lực lớn với việc được lắng nghe từ nhà quản lý

Check-in thực sự là một món quà với nhân viên vì thông qua buổi Check-in, cả quản lý và nhân viên sẽ cùng tìm giải pháp cho các vấn đề, thúc đẩy hiệu suất công việc. Nhân viên thậm chí có thể sẽ rất chờ mong đến buổi Check-in để lắng nghe ý kiến từ quản lý của mình. 

• Người quản lý ít phải thực hiện “thay” công việc của nhân viên

Khi quản lý không thực hiện Check-in, theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc thường xuyên thì có khả năng nhân viên sẽ chệch hướng mục tiêu. Đến gần thời hạn mục tiêu cần hoàn thành nhưng mọi việc vẫn ngổn ngang, sai lệch và lúc này quản lý sẽ phải “xắn tay” vào làm thay công việc của chính nhân viên với tâm trạng bực tức, trách móc nhân viên. Thời gian còn lại quá ít và đội ngũ làm việc với áp lực vô cùng căng thẳng do thiếu đi Check-in hàng tuần một cách định kỳ, kỷ luật.

Công thức Check-in

Hoạt động Check-in có thể thực hiện theo công thức của Felipe Castro với 4 giai đoạn cốt lõi:

• Kiểm tra quá khứ: Mục tiêu của bạn tiến bộ đến đâu? Những công việc bạn đã thực hiện? Điều gì đã thay đổi kể từ lần Check-in trước?
• Xem xét hiện tại: Vấn đề nào đang xuất hiện? Công việc nào đang chậm lại? Trở ngại là gì?
• Hướng tới tương lai: Những việc tiếp theo là gì? Cần làm gì để vượt qua trở ngại? Cần sự trợ giúp nào từ người quản lý? Cần sự trợ giúp, phối hợp từ người nào khác? Nguồn lực bổ sung là gì?
• Kiểm tra mục tiêu: Với những thông tin hiện có, mức độ tự tin với mục tiêu như thế nào? Mục tiêu có cần thay đổi không? Có cần bỏ đi hoặc thêm mục tiêu không?
  
  Mức độ tự tin Nếu cập nhật tiến độ là khía cạnh định lượng của Check-in, thì mức độ tự tin mang lại khía cạnh định tính. Điều mà dữ liệu không phản ánh được hoàn toàn? Để đặt mức độ tin cậy, nhóm phải trả lời câu hỏi sau: Dựa vào những thông tin chúng ta đang có, chúng ta sẽ tự tin đến mức nào về việc đạt được Mục tiêu của mình? Bạn có thể sử dụng ba cấp độ, bằng cách sử dụng màu sắc (Xanh, Da cam, Đỏ) hoặc biểu tượng cảm xúc (Rất tốt, Ổn, Không ổn lắm)

Một lưu ý quan trọng khi thực hiện Check-in là nhà quản lý tham dự Check-in nhằm hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, không áp đặt các ý kiến chủ quan và ra các quyết định cảm tính. 

Hiểu về công thức, lưu ý Check-in như trên, bạn có thể thực hiện Check-in với các bước cụ thể như sau:

1. Nhân viên Check-in nháp
2. Nhân viên trả lời lần lượt các câu hỏi Check-in. Người quản lý hỗ trợ, tư vấn.
3. Người quản lý phản hồi thẳng thắn, ghi nhận kịp thời các nỗ lực
4. Nhân viên bổ sung các công việc, giải pháp vượt trở ngại cụ thể cần thực hiện cho tới lần Check-in tiếp theo
5. Hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc, các giải pháp

Tips Check-in hiệu quả

Để Check-in đạt hiệu quả cao, bạn nên lưu ý những tips dưới đây:

• Check-in bắt buộc là cuộc họp riêng tư 1 – 1

Kể cả khi bạn có 2 nhân viên cùng làm ở chung 1 vị trí công việc thì bạn cũng không thể gộp chung 2 nhân viên này vào 1 buổi Check-in để tiết kiệm thời gian. Bởi trong buổi Check-in cả quản lý và nhân viên sẽ chia sẻ rất thẳng thắn, cởi mở. Bạn sẽ đưa ra không chỉ các phản hồi tích cực mà còn cả phản hồi tiêu cực. Do đó, nếu không phải trong 1 buổi Check-in 1 – 1 thì nhân viên sẽ rất khó tiếp nhận ý kiến phản hồi, nhất là phản hồi tiêu cực.

• Thực hiện với tần suất cố định với tinh thần kỷ luật cao

Check-in cần được thực hiện với lịch cố định, thường là hàng tuần với sự kỷ luật cao đến từ cả nhà quản lý và nhân viên. Nếu bạn tổ chức Check-in không thường xuyên, tuần có, tuần không sẽ khiến nhân viên có cảm giác hoạt động này không quá quan trọng.

• Nhân viên Check-in nháp trước buổi Check-in chính thức

Nhân viên cần tiến hành Check-in nháp trước khi bước vào buổi Check-in chính thức với quản lý. Nếu nhân viên chưa Check-in nháp thì buổi Check-in có thể cần phải lùi lại, tổ chức sau.

• Cần hoàn toàn tập trung

Bạn có thể đề nghị các thành viên bước vào buổi Check-in cần hoàn toàn tập trung, tắt chuông, tắt wifi, mạng để tập trung cao độ cho buổi Check-in.

• Có tư duy đúng đắn

Tư duy đúng đắn là xem Check-in như hoạt động trao một món quà thúc đẩy hiệu suất công việc, đem tới lợi ích cho nhân viên, cho công việc, hướng tới mục tiêu chứ không phải một việc làm áp lực, căng thẳng.

• Nhân viên bắt buộc cần là người dẫn dắt buổi Check-in

Buổi Check-in cần đặt vị trí dẫn dắt chính là nhân viên. Nhân viên chủ động phản ánh những việc những việc đã làm, đang vướng mắc và cùng quản lý định hình, xác định giải pháp cho công việc trong tuần tiếp theo.

• Giải quyết từng chủ đề một

Trong một tuần, nhân viên có thể đã thực hiện rất nhiều công việc khác nhau nhưng bạn nên tập trung giải quyết từng chủ đề một cách hiệu quả thay vì lẫn lộn giữa các chủ đề. Điều đó sẽ dẫn đến việc xác định giải pháp thúc đẩy hiệu suất công việc trở nên khó khăn hơn.

• Phản hồi ngay khi Check-in

Sau khi tiếp nhận thông tin từ nhân viên, nhà quản lý cần đưa ra phản hồi cho công việc vừa Check-in cùng nhân viên. Phản hồi có thể là phản hồi tích cực hoặc phản hồi tiêu cực nhưng đều cần tập trung, gắn với công việc cụ thể.

• Tiến hành ghi nhận (Recognition)

Với những nỗ lực nhân viên đạt được, bạn nên ghi nhận kịp thời và gắn sự ghi nhận đó với công việc – mục tiêu đạt được. Bạn không nên ghi nhận một cách chung chung như: em thật tuyệt, em rất giỏi… Sự ghi nhận chung chung như vậy sẽ không đạt hiệu quả cao. Thay vào đó, bạn có thể ghi nhận chẳng hạn như: việc em gửi slide cho học viên ngay sau buổi đào tạo, anh nghĩ là một điều tốt. Học viên có thể xem lại slide ngay sau buổi học để củng cố kiến thức mới tiếp nhận được.

• Nhân viên bổ sung kế hoạch ngay sau khi Check-in

Sau buổi Check-in, quản lý và nhân viên sẽ cùng xác định những giải pháp giúp thúc đẩy hiệu suất công việc trong tuần tiếp theo. Để cụ thể hoá các giải pháp này thành hành động cụ thể, nhân viên ngay sau khi Check-in cần bổ sung kế hoạch hành động tuần tiếp theo.

Vai trò của nhà quản lý trong Check-in

Nhà quản lý trong buổi Check-in giữ vai trò là người phản hồi, ghi nhận khách quan, điềm tĩnh, hướng tới xác định giải pháp tối ưu hiệu suất công việc cùng nhân viên. Những vai trò nhà quản lý nên tránh khi tiến hành Check-in có thể kể đến như:

• Người dẫn dắt: Buổi Check-in cần được thực hiện với vai trò dẫn dắt của nhân viên chứ không phải quản lý
• Người khen ngợi: Quản lý không khen ngợi về cá nhân nhân viên. Bạn không nên biến buổi Check-in thành buổi biểu dương nhân viên. Chúng ta hướng về công việc chứ không phải bản thân nhân viên. Bạn có thể đưa ra phản hồi tích về công việc nhân viên đã thực hiện chứ không phải đưa ra lời khen ngợi cá nhân.
• Người chê bai, chỉ trích: Ngược lại với khen ngợi cá nhân là biến mình thành người chê bai, chỉ trích nhân viên. Trong buổi Check-in, nếu bạn không hài lòng về công việc nhân viên thực hiện thì bạn nên đưa ra phản tiêu cực nhưng đó là phản tiêu cực về công việc nhân viên đã thực hiện chứ không phải một lời công kích hướng về nhân viên.

Nhà quản lý tham dự check -in nhằm hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, không áp đặt các ý kiến chủ quan và ra các quyết định cảm tính. Để đảm bảo đúng vai trò của mình trong buổi Check-in, nhà quản lý nên lưu ý 3 không:

• Không nói gì trong phần đầu khi nhân viên phản ánh công việc thực hiện trong tuần. Nhà quản lý có thể đặt câu hỏi về việc mà tuần trước nhân viên đã đề ra là sẽ làm nhưng không thấy trong phần chia sẻ này. Nhà quản lý không nên thể hiện sự bực tức, cảm xúc tiêu cực nếu có.
• Không áp đặt nhân viên bằng các khẳng định chủ quan. Bạn nên đưa ra các câu hỏi mở và cùng nhân viên suy nghĩ, xác định các vấn đề công việc đang nằm ở đâu.
• Không chỉ đạo, giao thẳng mục tiêu, công việc xuống nhân viên như thác đổ mà nên cùng nhân viên suy nghĩ giải pháp để cải thiện hiệu suất công việc. Điều này thực sự có ý nghĩa trong việc giúp nhân viên phát triển.

Andrew S Grove cho rằng: Một người không hoàn thành công việc chỉ có 2 lý do: hoặc là không có động lực hoặc là thiếu năng lực. Do đó, ông chỉ ra việc của nhà quản lý là thúc đẩy động lực và đào tạo.

Vai trò của nhà quản lý trong buổi Check-in là đưa ra các phản hồi khách quan, cùng nhân viên xác định các giải pháp tối ưu cho công việc trong tuần tiếp theo đồng thời ghi nhận kịp thời nỗ lực của nhân viên. Khi đảm bảo được đúng vai trò của mình, nhà quản lý sẽ góp phần đào tạo, thúc đẩy động lực làm việc của đội ngũ cũng như kịp thời đưa ra các phản hồi, ghi nhận nỗ lực với nhân viên.

Nhà quản lý cần có kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu, liệt kê chi tiết, cụ thể các đánh giá của mình. Họ cần có khả năng dẫn dắt, tập trung vào các giải pháp cho công việc cũng như cần chỉ rõ buổi Check-in tiếp theo nhân viên sẽ cần làm, cần phản ánh điều gì. Quản lý không nên đưa ra các đầu việc lớn, chung chung không có thời hạn trong buổi Check-in.

Để hiểu hơn về vai trò của nhà quản lý trong các buổi Check-in, bạn có thể tìm đọc sách “Vị giám đốc 1 phút”. Trong cuốn sách này, tác giả Ken Blanchard cho rằng: muốn quản lý, điều hành công việc hiệu quả, nhà quản lý phải giúp nhân viên:

• 1 phút lập mục tiêu
• 1 phút khen ngợi những thành quả tốt để thúc đẩy tinh thần làm việc
• 1 phút khiển trách những việc làm sai trái để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và làm việc tốt hơn

Tìm mua sách: “Vị giám đốc 1 phút”

Xem thêm: Phản hồi

Xem thêm: Hiểu về động lực và hiệu suất

*

Theo dõi Mục tiêu đúng cách, kỷ luật theo chu kỳ cố định thực sự là một món quà không chỉ dành cho nhân viên mà còn là món quà dành cho chính nhà quản lý và tổ chức. Khi thực hiện Check-in đúng:

• Nhân viên tăng tính cam kết, chủ động và hiệu suất công việc
• Quản lý thoát khỏi cảnh quản lý vi mô, thậm chí phải làm thay việc cho nhân viên
• Tổ chức luôn hướng tới mục tiêu một cách mạnh mẽ, hiệu quả và giảm thiểu các rủi ro không đạt được mục tiêu.