Phản hồi – Kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản lý

Phản hồi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất với nhà quản lý. Phản hồi một cách cụ thể, bao gồm cả phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực sẽ giúp thúc đẩy mạnh mẽ hành động của nhân viên hướng tới mục tiêu công việc. Phản hồi đúng cách hoàn toàn có thể giúp cải thiện hiệu suất tổng thể doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu thêm: Quản trị Mục tiêu MBO là gì?

Tại sao phản hồi lại quan trọng

Trong bài viết “Phản hồi là ứng dụng sát thủ: Xuất hiện mô hình quản lý và thị trường mới” trên Forbes, tác giả Josh Bersin cho rằng: Phản hồi là công cụ mạnh mẽ, đột phá, có khả năng giúp xác định lại cách quản lý các tổ chức.

Vấn đề lớn với các tổ chức hiện nay là rất khó để xây dựng một lực lượng lao động gắn kết cao. Giải pháp ở đây là công cụ phản hồi. Giống như phản hồi của khách hàng đã thay đổi trải nghiệm của khách hàng. Phản hồi của nhân viên đang thay đổi trải nghiệm của nhân viên.

Nghiên cứu cho thấy khi chúng ta không nhận được phản hồi tại nơi làm việc, chúng ta sẽ trở nên lo lắng, nghi ngờ và làm việc kém hiệu quả hơn. Chúng ta lo lắng về những gì người khác sẽ nói và chúng tôi cảm thấy không chắc chắn về tương lai của mình. Trên thực tế, khi con người bị đặt trong tình trạng thiếu cảm giác và không nhận được phản hồi, họ bắt đầu trở nên “hoảng loạn”. Đây là điều xảy ra tại nơi làm việc khi chúng ta không biết mình đang đứng ở đâu.

Những lợi ích phản hồi có thể đem lại

Từ những nghiên cứu, chia sẻ của tác giả Josh Bersin, bạn có thể soi chiếu vào thực tế vận hành doanh nghiệp và nhận thấy phản hồi thực sự quan trọng, thậm chí mang ý nghĩa quyết định đến sự phát triển hiệu suất tổng thể của tổ chức. Khi bạn tiến hành phản hồi đúng cách, kịp thời, nhân viên của bạn sẽ tăng khả năng đi đúng hướng trong công việc. Họ sẽ có xu hướng lặp lại những hành vi tốt và đồng thời hạn chế, tránh các hành vi xấu. Hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp thậm chí có thể tăng theo từng tuần khi các cấp quản lý phản hồi cho nhân viên của mình định kỳ theo tuần một cách kỷ luật.

Các nghiên cứu chuyên sâu về phản hồi trong tổ chức cũng đưa ra các kết luận khẳng định vai trò quan trọng và lợi ích mà phản hồi có thể đem lại:

• Nghiên cứu của HRZone cho thấy hơn 50% công ty có sự phản hồi liên tục trong công việc đang trong 4 vị trí dẫn đầu về hiệu suất tài chính.
• Một nghiên cứu toàn cầu của Gallup cho thấy những nhân viên thường xuyên trò chuyện về hiệu suất với người quản lý sẽ có khả năng tham gia vào công việc của họ tăng gấp 3 lần.
• Một nghiên cứu khác cũng của Gallup chứng minh nhân viên gắn bó với công việc cao luôn làm việc hiệu quả hơn 22% so với những đồng nghiệp thờ ơ.
• Theo Forbes, phản hồi thường xuyên hiện đang được gắn nhãn “ứng dụng sát thủ” và đã được chứng minh làm tăng hiệu suất lên đến 39%.
• Cuộc thăm dò của TriNet cho thấy 85% thế hệ Millennials (những người sinh từ 1981 đến 1996) sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc nếu họ trò chuyện thường xuyên hơn với người quản lý của mình.

Mô hình Johari

Cửa sổ Johari là mô hình với thiết lập 4 góc dùng để nâng cao khả năng mở rộng hiểu biết, tự nhận thức lẫn nhau giữa các thành viên trong một tổ chức. Năm 1995, mô hình cửa sổ Johari được giới thiệu lần đầu tiên với tác giả là 2 nhà tâm lý học người Mỹ: Joseph Luft và Harry Ingham. Mô hình đã được đặt với tên ghép của 2 tác giả là Johari.

Thông qua nghiên cứu yếu tố động lực khi học tại Đại học California, Joseph Luft và Harry Ingham đã xây dựng cửa sổ Johari với 2 tiên đề cốt lõi:

• Một là, bằng cách tiết lộ thông tin về bản thân, bạn có thể xây dựng niềm tin với người khác
• Hai là, những phản hồi của các cá nhân trong nhóm có thể giúp bạn tự học hỏi và hiểu rõ các vấn đề

Mô hình Johari sau đó được Joseph Luft tiếp tục nghiên cứu, tìm hiểu thêm. Hiện nay, mô hình cửa sổ Johari vẫn được ứng dụng phổ biến trong thực tế với các công dụng chủ yếu như: cải thiện kỹ năng giao tiếp phát triển cá nhân, phát triển nhóm…

Hiểu về mô hình cửa sổ Johari như trên, bạn có thể nhận thấy phản hồi hoàn toàn có thể giúp các thành viên trong tổ chức của bạn xoá được những ô mù, điểm mù trong nhận thức của họ. Họ sẽ mở rộng được hiểu biết, nâng cao khả năng tiếp nhận thông tin, tự học hỏi của mình thông qua các phản hồi ý nghĩa, đúng cách.

Phản hồi không chỉ quan trọng với những nhân viên có hiệu suất làm việc thấp mà còn với cả những nhân viên có hiệu suất làm việc cao. Lý do là bởi:

• Nhân viên hiệu suất thấp khi nhận phản hồi tiêu cực sẽ cùng quản lý tìm ra giải pháp để làm việc tốt hơn trong tuần tiếp theo.
• Nhân viên hiệu suất cao khi nhận phản hồi tích cực từ quản lý sẽ biết được rằng họ đang đi đúng hướng, nên tiếp tục các hành vi, nỗ lực tốt như hiện nay để thúc đẩy công việc hướng tới mục tiêu.

Cảm giác biết được mình đang đi đúng hướng thực sự rất quan trọng. Nếu nhân viên hiệu suất cao không nhận được phản hồi và sau đó là sự ghi nhận về nỗ lực thì họ có thể sẽ không biết được những nỗ lực của mình có cần thiết không, tổ chức có đang kỳ vọng về họ như vậy không. Thiếu phản hồi với nhân viên hiệu suất cao cũng là một điều lãng phí, khiến tổ chức không thể thúc đẩy, tối ưu hoá hiệu suất tổng thể được từ những thành viên xuất sắc, có hiệu suất vượt trội ở hiện tại.

Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu về Cửa sổ Johari

Hiểu đúng về phản hồi

Trọng tâm của việc quản lý hiệu suất của một tổ chức đang chuyển từ đánh giá hiệu suất sang phát triển hiệu suất. Một trong những yếu tố quan trọng giúp thúc đẩy phát triển hiệu suất là cung cấp cho tất cả các thành viên trong tổ chức những phản hồi để họ có thể hành động đúng hướng.

Phản hồi rõ ràng rất quan trọng nhưng để đạt được hiệu quả cao nhất khi thực hiện phản hồi, bạn cần hiểu đúng về hoạt động này.

Bản chất

Bạn hãy hình dung mình có một cuộc điện thoại với cấp dưới: – “Sáng mai em đi sớm nhé. Anh có phản hồi công việc dành cho em”. Chắc hẳn nhân viên của bạn sẽ vô cùng thấp thỏm cho buổi phản hồi sáng mai. Thậm chí, họ có thể đã bị mất ngủ vì thông báo phản hồi của bạn.

Phản hồi lâu này vẫn thường bị gắn với màu sắc tiêu cực, một điều gì đó nặng nề, nghiêm trọng và khiến nhân viên có tâm lý phòng thủ, lo lắng. Thực tế, bản chất của phản hồi là tích cực, mang tới sự hiểu biết cho đội ngũ, thúc đẩy mạnh mẽ sự đổi mới, giải quyết các vấn đề, hướng tới một tổ chức hoạt động với hiệu suất cao.

Theo John Doerr: Feedback (phản hồi) là những trao đổi hai chiều giữa nhân viên và quản lý, hoặc giữa nhân viên với nhau, để nhìn nhận các tiến triển, trở ngại và dẫn đường cho cải tiến trong tương lai.

Phản hồi thực sự là một món quà và cả người trao phản hồi và người nhận đều cần có thái độ trân trọng, hướng tới mục đích giúp người khác tốt lên.

Khi bạn hiểu bản chất của phản hồi là một món quà ý nghĩa, bạn sẽ mở ra cơ hội để đón nhận những đề xuất mang tính xây dựng cho tổ chức cũng như tìm ra được cách để tối ưu hoá vận hành doanh nghiệp của mình.

Đối tượng

Đối tượng của phản hồi là về công việc, tập trung vào công việc và giải pháp chứ không hướng về con người. Bạn không nên biến buổi phản hồi công việc trở thành một buổi khen, chê hay thậm chí là công kích hướng về cá nhân nhân viên. 

Cụ thể đối tượng phản hồi là về kết quả, quá trình và giải pháp tiếp theo. Đối tượng phản hồi này tương ứng với dòng thời gian công việc nhân viên thực hiện từ quá khứ – hiện tại – cho đến tương lai.

Phản hồi về kết quả (quá khứ)

• Nhân viên đã làm được những gì trong tuần làm việc vừa qua
• Họ đã nỗ lực theo những cách như thế nào
• Họ đã đạt những kết quả như thế nào
• Họ còn điều gì đang dang dở, chưa hoàn thành…

Phản hồi về quá trình (hiện tại)

• Kết quả công việc thực tế hiện đang như thế nào
• Có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh trong hiện tại cần xử lý
• Kết quả công việc hiện tại có đảm bảo đạt được mục tiêu đúng kỳ vọng… 

Phản hồi về giải pháp tiếp theo (tương lai)

• Giải pháp cho các vấn đề là gì
• Hành động cần thực hiện tiếp theo là gì
• Những nỗ lực tiếp theo cần thực hiện ngay là gì…

Các loại phản hồi

Một nghiên cứu của OfficeVibe cho thấy: 96% nhân viên muốn nhận phản hồi từ người quản lý thường xuyên hơn. Thông tin phản hồi cung cấp cho họ sự huấn luyện có giá trị để cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc. Phản hồi đúng lúc, kịp thời còn là cách hiệu quả để tổ chức, nhà quản lý công nhận nhân viên với những đóng góp cụ thể, liên tục. Dựa theo tính chất phản hồi, bạn có thể phân loại phản hồi thành 3 loại như sau:

Phản hồi tích cực

• Đưa ra đánh giá cao, đánh giá tích cực về thành tích, kết quả nhân viên đạt được
• Thường có sắc thái động viên, khuyến khích
• Mục đích khuyến khích nhân viên nỗ lực lặp lại, thậm chí phát triển mạnh mẽ các hành vi đúng trong công việc

Phản hồi tiêu cực

• Đưa ra đánh giá thấp, đánh giá tiêu cực về thành tích, kết quả nhân viên đạt được
• Thường có sắc thái nghiêm túc, hướng tới tác động tiêu cực của hành vi với công việc
• Mục đích giúp nhân viên lưu ý, tránh lặp lại, hạn chế các hành vi gây ảnh hưởng tới mục tiêu công việc

Phản hồi trung tính

• Đưa ra đánh giá hoàn thành với những công việc nhân viên đạt được ở mức cơ bản
• Thường có sắc thái trung tính, tập trung vào kết quả công việc đạt được
• Mục đích giúp nhân viên hiểu rõ về công việc cần thực hiện cũng như những kỳ vọng của tổ chức với họ

Các cấp độ phản hồi

Phản hồi về bản chất là một món quà quản lý – nhân viên dành tặng cho nhau. “Món quà” phản hồi cũng có những cấp độ khác nhau.

Cấp độ 1: Phản hồi

• Nhà quản lý đưa ra phản hồi tích cực, phản hồi tiêu cực, hoặc phản hồi trung tính để nhân viên định hướng hành động của mình trong công việc
• Ở cấp độ 1, nhà quản lý chỉ đơn thuần đưa ra những phản hồi sau khi nhân viên phản ánh kết quả công việc đạt được cũng như chia sẻ những vướng mắc, vấn đề phát sinh

Cấp độ 2: Phản hồi + Chỉ dẫn

• Ở cấp độ 2, ngoài đưa ra phản hồi, nhà quản lý còn chỉ dẫn, cùng nhân viên xác định giải pháp cho các vấn đề vướng mắc
• Sự chỉ dẫn của nhà quản lý có thể thể hiện ở nhiều hình thức như: gợi ý một tựa sách giúp nhân viên tăng cường kiến thức giải quyết vấn đề, chỉ dẫn phương pháp, mô hình… giúp tối ưu hóa công việc 

Cấp độ 3: Phản hồi + Làm mẫu

• Ở cấp độ 3, nhà quản lý thậm chí còn định hướng hành động cho nhân viên thông qua việc làm mẫu của mình
• Chẳng hạn như làm mẫu khung kế hoạch hành động, làm mẫu một đầu việc để nhân viên lấy đó làm quy chuẩn tham chiếu trong công việc…

Tips để phản hồi tốt

Phản hồi là một kỹ năng quan trọng giúp nhà quản lý thúc đẩy hiệu suất đội ngũ mình dẫn dắt. Để phản hồi hiệu quả, bạn nên lưu ý một số Tips sau:

• Phản hồi nên gắn với mục tiêu

Mục tiêu công việc là điểm trọng tâm mà nhân viên và người quản lý cần ghi nhớ khi thực hiện đánh giá và đưa ra phản hồi về công việc. Các mục tiêu có thể được ví như một điểm đến rõ ràng trên bản đồ giúp bạn và nhân viên của mình hiểu rõ những gì cần phải hoàn thành, đạt được. Do đó, phản hồi công việc nên được gắn với mục tiêu ban đầu đã được đề ra. Phản hồi không gắn với mục tiêu công việc sẽ không tạo nên sự thúc đẩy về hiệu suất.

Điều này có nghĩa là phản hồi công việc nào gắn với mục tiêu công việc đó. Phản hồi cho nhân viên cần cụ thể, rõ ràng và hướng tới mục tiêu. Mục tiêu công việc ban đầu là A, phản hồi công việc cũng phải dựa trên mục tiêu và tiêu chuẩn A. Điều này sẽ đảm bảo sự công bằng và rõ ràng trong quá trình làm việc với nhân viên.

Nếu bạn tiến hành phản hồi công việc không phù hợp với mục tiêu, nhân viên rất dễ rơi vào trạng thái bối rối, không biết quản lý và công ty thực sự muốn gì ở công việc của họ.

Chẳng hạn như mục tiêu công việc của chuyên viên sáng tạo nội dung thường gắn với việc xây dựng nội dung cho các kênh truyền thông của công ty. Nếu trong buổi phản hồi công việc cho chuyên viên nội dung mà bạn đề cập đến các mục tiêu khác như mục tiêu doanh số – lợi nhuận, mục tiêu giữ ổn định tổ chức… thì nhân viên sẽ không hiểu tổ chức đang kỳ vọng gì ở công việc của họ.

• Kiểm tra “ý định” của bạn

Mỗi công việc bạn giao cho nhân viên có thể chứa đựng một mục đích, ý định riêng nhằm nâng cao kỹ năng, kinh nghiệm hay năng lực chuyên môn của nhân viên. Khi đưa ra phản hồi công việc, bạn cần xem xét và kiểm tra lại ý định ban đầu của công việc mà bạn giao cho nhân viên là gì. Điều này sẽ giúp bạn hiểu liệu mục đích ban đầu có đạt được hay không và liệu nhân viên có đạt được sự tiến bộ mong muốn hay không.

Ví dụ: Bạn muốn nhân viên đạt được sự tiến bộ trong công việc, đảm nhận được vị trí trưởng phòng kinh doanh vào năm 2025. Như vậy, khi tiến hành phản hồi công việc, bạn cũng nên chú ý đến ý định ban đầu này. Bạn nên đưa ra phản hồi, góp ý để giúp nhân viên tiến bộ hơn mỗi ngày và có thể đạt được chuẩn năng lực cho vị trí trưởng phòng kinh doanh.

• Sử dụng “yêu cầu” và “xin phép” khi phản hồi

Khi tiến hành phản hồi công việc, nhà quản lý nên dùng “yêu cầu” và “xin phép” với nhân viên. Yêu cầu nhân viên phản ánh rõ ràng những gì họ đã làm (quá khứ) cũng như phản ánh rõ ràng những vấn đề mà họ hiện đang gặp phải trong công việc (hiện tại). Ngoài ra, bạn hãy xin phép khi đưa ra nhận xét và cùng nhân viên đề ra những giải pháp, kế hoạch hành động cho tuần làm việc tiếp theo (tương lai).

Bạn sử dụng “yêu cầu” để tìm hiểu thông tin công việc và sử dụng “xin phép” để trao tặng cho nhân viên món quà phản hồi một cách trân trọng nhất. Phản hồi là một món quà cần sự tin tưởng. Khi trao – tặng món quà phản hồi giữa quản lý – nhân viên, bạn thậm chí có thể dùng đến lời cảm ơn để thúc đẩy sự tin tưởng trong đội ngũ của mình.

Josh Bersin cho rằng: Nếu phản hồi là ứng dụng sát thủ, thì “cảm ơn” là con khỉ đột trên thị trường. Khi bạn giải phóng khả năng để mọi người dễ dàng nói “cảm ơn” với đồng nghiệp của họ (và cho họ điểm hoặc phần thưởng khác), một mạng lưới thông tin khổng lồ mới thường bắt đầu chảy. Các nhà lãnh đạo có thể đột nhiên nhìn thấy những người quan trọng mà họ có thể chưa bao giờ nhận thấy và văn hóa giúp đỡ người khác có thể bắt đầu được cải thiện và phát triển.

Nghiên cứu của chúng tôi cũng cho thấy rằng nói “cảm ơn” là một phần quan trọng trong việc xây dựng sự gắn kết mạnh mẽ của nhân viên. Các nghiên cứu về sinh lý học cho thấy rằng việc cảm ơn ai đó thực sự khiến mọi người cảm thấy tốt hơn, thông qua việc giải phóng Oxytocin – “hormone tin tưởng”.

• Phản hồi liên tục trong thời gian thực

Nếu chu kỳ phản hồi quá dài, thậm chí kéo dài lên tới 6 tháng hay 1 năm, bạn mới trao cho nhân viên 1 lần phản hồi thì quy trình phản hồi công việc đó không còn nhiều ý nghĩa. Bạn nên cung cấp phản hồi liên tục theo thời gian thực cho nhân viên của mình. Chu kỳ phản hồi có thể thực hiện định kỳ hàng tuần. Đều đặn vào chiều thứ 6 hàng tuần, bạn có thể tổ chức các buổi phản hồi 1-1 với nhân viên do mình quản lý trực tiếp.

Đối với công việc khẩn cấp, bạn thậm chí có thể tổ chức một buổi phản hồi công việc nhanh vào sáng sớm hoặc chiều muộn. Một buổi phản hồi có thể nhanh chóng hoàn thành trong khoảng 15 – 30 phút nếu đội ngũ của bạn đã thấm nhuần tinh thần phản hồi công việc.

Phản hồi liên tục trong thời gian thực là công việc cần thiết để nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng các vấn đề, kịp thời thúc đẩy hiệu suất của đội ngũ và qua đó giúp kiến tạo tổ chức của mình trở thành một tổ chức linh hoạt, mạnh mẽ hướng tới mục tiêu.

Nhân viên nhận được phản hồi liên tục của bạn cũng có thể đi đúng hướng hơn trong công việc và kịp thời có những điều chỉnh cần thiết để tránh những rủi ro trong công việc ảnh hưởng tới việc đạt được mục tiêu đã đề ra.

• Tập trung vào hành vi, hoạt động cụ thể thay vì con người

Phản hồi cần tập trung vào “cái gì” chứ không phải “ai”. Phản hồi công việc nên tập trung vào các hành vi và hoạt động cụ thể của nhân viên. Bạn có thể cung cấp phản hồi tích cực hoặc tiêu cực về công việc nhân viên đã thực hiện. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng bạn chỉ tập trung vào công việc cụ thể thay vì chuyển phản hồi thành khen và chê cá nhân.

Ví dụ, bạn không nên công kích cá nhân nhân viên như thế này: Tất cả những sai lầm trong thời gian này là do sự yếu kém của bạn. Bạn phải chịu trách nhiệm về việc này.

Thay vì vậy, bạn có thể cung cấp phản hồi theo định hướng công việc, tập trung vào hành vi, hoạt động cụ thể chẳng hạn như:

• Mục tiêu công việc của chúng ta là tuyển dụng thành công 1 trưởng phòng kinh doanh trong quý II.
• Tuy nhiên, đến nay đã bước sang đầu quý III nhưng chúng ta vẫn chưa tìm được ứng viên phù hợp, đảm nhận vị trí này. Như vậy, mục tiêu đã không hoàn thành đúng kỳ vọng.
• Theo em giải pháp để khắc phục vấn đề này là gì?

Như vậy, bạn đã phản hồi tập trung vào hành vi, hoạt động cụ thể thay vì biến buổi phản hồi thành nơi xung đột, gay gắt với nhân viên.

• Giải thích tác động của hành vi

Khi đưa ra phản hồi cho nhân viên, bạn nên giải thích tác động của hành vi để nhân viên hiểu rõ và tránh những phản kháng, sự gượng ép khi tiếp nhận phản hồi.

Chẳng hạn như: bạn kỳ vọng nhân viên tuyển dụng khi gửi thư tuyển dụng cho ứng viên cần gửi qua email chính thức của công ty chứ không phải qua kênh chat Zalo. Bạn có thể giải thích tác động của hành vi gửi qua Zalo sẽ khiến cho:

• Ứng viên cảm thấy công ty không chuyên nghiệp với một thư tuyển dụng được gửi qua kênh chat
• File gửi qua chat có thể bị trôi sau những dòng chat trao đổi qua lại và ứng viên sau sẽ khó tìm lại
• Gửi thư tuyển dụng qua kênh chat cũng khiến chính nhân viên tuyển dụng gặp khó khăn nếu muốn tìm kiếm, tra cứu lại thư tuyển dụng đã từng gửi

• Đưa lời khuyên hoặc “làm mẫu” nếu cần thiết

Bạn có thể tham khảo cấu trúc: Nếu ở vào vị trí của em, anh (hoặc chị) sẽ làm… Đó là cách bạn đưa ra lời khuyên đặt mình vào vị trí của nhân viên. Điều đó sẽ giúp nhân viên dễ dàng chấp nhận lời khuyên hơn.

Thậm chí, nếu cần thiết bạn còn có thể làm mẫu cho nhân viên. Chẳng hạn như nhân viên chưa biết cách thiết lập luồng kế hoạch công việc để hướng tới mục tiêu thì bạn có thể làm mẫu, gợi mở khung kế hoạch lần đầu để nhân viên tham khảo. Bạn nên dừng ở mức làm mẫu chứ không nên làm thay công việc nhân viên cần thực hiện.

Claire Lew, Giám đốc điều hành của Know Your Company cho rằng: Phản hồi thường được hình dung như một lời phê bình hay gắn với điều gì đó tiêu cực. Phản hồi vì vậy thường được cảm nhận đáng sợ và trang trọng. Nhưng, phản hồi dưới dạng lời khuyên sẽ giúp nhân viên bạn dễ dàng tiếp nhận hơn.

• Phản hồi tích cực là quan trọng

Phản hồi tích cực không có nghĩa là luôn đưa ra những ý kiến khen ngợi công việc nhân viên đã đạt được. Bạn nên hướng phản hồi công việc của mình dựa trên những góc nhìn tích cực, hướng tới giải pháp cho các vấn đề thay vì luôn bắt đầu với một tâm trạng tiêu cực, sự chỉ trích hay đổ lỗi.

Phản hồi tích cực là điều quan trọng vì mục đích cốt lõi của phản hồi cũng là nhằm thúc đẩy đội ngũ của bạn tiến lên với những hành động đúng hướng. Bạn sẽ khó có thể đạt được sự thúc đẩy tinh thần mạnh mẽ với chỉ những phản hồi tiêu cực.

Các nhà nghiên cứu của Gallup đã nghiên cứu hành vi và điểm mạnh của con người trong nhiều thập kỷ và phát hiện ra rằng xây dựng điểm mạnh của nhân viên là một cách tiếp cận hiệu quả hơn nhiều so với việc khắc phục điểm yếu. Một nền văn hóa dựa trên điểm mạnh là một nền văn hóa trong đó nhân viên tìm hiểu vai trò của họ nhanh hơn, tạo ra nhiều công việc hơn và hiệu quả hơn đáng kể, gắn bó với công ty lâu hơn và gắn kết hơn. Trong nghiên cứu hiện tại, đại đa số (67%) nhân viên có sự gắn kết với quản lý tập trung vào điểm mạnh, điểm tích cực. Chỉ có 31% nhân viên có sự gắn kết với quản lý tập trung vào điểm yếu của họ.

• Lắng nghe sau khi phản hồi

Phản hồi là hoạt động 2 chiều giữa quản lý – nhân viên và sau khi phản hồi cho nhân viên, bạn nên lắng nghe ý kiến của họ. Bạn nên lắng nghe các chi tiết như:

• Nhân viên cảm nhận như thế nào về phản hồi của bạn
• Họ có điểm gì còn vướng mắc, chưa rõ cần hỏi lại không
• Họ có tự tin với giải pháp, hành động hướng tới mục tiêu cần thực hiện tiếp theo không…

Khi bạn dành thời gian lắng nghe nhân viên của mình, bạn có thể đảm bảo những phản hồi mình đưa ra thực sự hiệu quả, giúp ích cho nhân viên.

Theo Peter Drucker: “Quản lý các nhà quản lý đòi hỏi những nỗ lực đặc biệt không chỉ để tạo ra sự định hướng mà còn để xoá bỏ những định hướng sai lầm. Sự hiểu biết lẫn nhau không bao giờ có thể đạt được qua kiểu giao tiếp “từ trên xuống dưới” mà phải là “”từ dưới lên trên”, vừa đòi hỏi cấp trên phải sẵn lòng lắng nghe, vừa đòi hỏi những công cụ cần thiết để cấp dưới “nghe thấy” (Trích sách “Tinh hoa quản trị của Drucker, trang 158).

• Tránh gắn với cảm xúc

Bạn nên tránh gắn phản hồi với cảm xúc yêu, ghét cá nhân. Phản hồi chỉ hướng tới, tập trung vào công việc và giải pháp cho các vấn đề. Bạn nên giữ một thái độ khách quan, đưa ra các phản hồi cần thiết, đúng với thực tế công việc. Điều đó sẽ giúp ích cho buổi phản hồi đi đúng hướng và đạt hiệu quả cao.

Josh Bersin cho rằng: Các nhà quản lý đều có thành kiến của riêng mình. Nghiên cứu cho thấy 61% đánh giá dựa trên sự thiên vị của sếp chứ không phải hiệu suất thực tế của nhân viên. Vì vậy, sẽ hợp lý nếu bạn để nhân viên có quyền đánh giá sếp để có quan điểm cân bằng hơn. Khi quản lý đặc biệt khắt khe, thành kiến với nhân viên thì vòng phản hồi sẽ giúp cân bằng hệ thống phản hồi, đánh giá. 

*

Vai trò của nhà quản lý trong một tổ chức là rất nặng nề. Họ có thể vừa phải đóng vai trò tham gia định hướng chiến lược, dẫn dắt tổ chức, vừa hoàn thành các công việc chuyên môn cũng như hỗ trợ đội ngũ do họ quản lý.

Andrew S Grove cho rằng: Một người không hoàn thành công việc chỉ có 2 lý do: hoặc là không có động lực hoặc là thiếu năng lực. Do đó, ông chỉ ra việc của nhà quản lý là thúc đẩy động lực và đào tạo. Trong tương quan hiểu về vai trò của nhà quản lý như vậy, bạn có thể nhận thấy: Phản hồi là kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản lý. Bởi, thông qua phản hồi đúng cách, đúng hướng một cách kỷ luật, bạn hoàn toàn có thể thúc đẩy động lực cũng như đào tạo nhân viên trong chính công việc của họ.