Ghi nhận cho nhân viên là hoạt động không chỉ đem lại lợi ích cho nhân viên mà còn có thể đem lại nhiều tác động, chuyển biến tích cực cho công ty, tổ chức của bạn. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về 6 quy tắc ghi nhận cho nhân viên hiệu quả qua bài viết sau.
Tìm hiểu thêm: 5 điều nhà quản lý cần biết khi giao việc cho nhân viên
Tại sao sự ghi nhận cho nhân viên lại quan trọng?
Ghi nhận cho nhân viên là hoạt động thường được tiến hành liên tục hoặc sau mỗi kỳ, đợt đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc. Theo đó, nhà quản lý tiến hành đánh giá và xác định nhóm nhân viên có hiệu suất công việc tốt. Sau đó, nhân viên sẽ được ghi nhận bằng các hình thức khác nhau như: tăng lương, thưởng, phúc lợi, cho phép mua cổ phần công ty, thăng chức, khen ngợi, vinh danh toàn công ty…
Ghi nhận có thể bằng nhiều hình thức khác nhau nhưng mục tiêu cốt lõi là đều hướng đến việc trao cho nhân viên một vị thế đặc biệt – vị thế của người chiến thắng trong công việc. Nhà quản lý thông qua ghi nhận cần tạo cho nhân viên cảm giác vinh dự, chiến thắng, tự hào và thậm chí là thêm gắn bó, biết ơn công ty.
Hiểu về ghi nhận cho nhân viên như trên, bạn có thể nhận thấy ghi nhận cho nhân viên có thể mang lại cho công ty, tổ chức của bạn những lợi ích quan trọng như:
Sự ghi nhận làm gia tăng sự gắn bó của nhân viên với tổ chức
Khi nhân viên được ghi nhận trong công việc, họ sẽ cảm thấy hài lòng, thành công với công việc, nơi làm việc hiện tại. Nhà quản lý thông qua ghi nhận sẽ giúp nhân viên nhìn nhận được những đóng góp, nỗ lực trong công việc của họ được công ty đánh giá như thế nào.
Từ đó, nhân viên sẽ gia tăng thêm sự gắn bó với tổ chức.
Ví dụ:
Bạn có thể tổ chức các buổi vinh danh nhân viên xuất sắc hàng tháng để lựa chọn được tối đa 12 ứng viên tham gia chương trình vinh danh minh tinh năm của công ty. Mỗi bộ phận, phòng ban khác nhau sẽ có những đặc thù công việc khác nhau. Do đó, trong cơ cấu giải minh tinh năm, bạn có thể bố trí các giải như minh tinh công nghệ, minh tinh triển khai, minh tinh kinh doanh, minh tinh hỗ trợ… chẳng hạn.
Chắc chắn rằng trải nghiệm được công ty mình gắn bó vinh danh, ghi nhận sẽ là kỷ niệm đẹp với mỗi nhân viên. Điều đó sẽ giúp nhân viên thêm gắn bó, đồng hành và đóng góp cho doanh nghiệp trong dài hạn.
Sự ghi nhận làm tăng động lực làm việc của nhân viên
Thông qua ghi nhận, nhân viên sẽ có được cảm giác những nỗ lực, kết quả công việc của mình có sự kết nối, cộng hưởng và góp phần tạo nên bức tranh thành công chung của công ty. Thực tế, nhu cầu thấy được sự “tồn tại”, thấy được những đóng góp của mình trong công việc là nhu cầu thường thấy của mỗi nhân viên.
Và việc ghi nhận nhân viên là một trong những lời giải quan trọng giúp nhân viên của bạn nhận thức được những đóng góp của họ đang ở mức nào và gia tăng thêm động lực làm việc.
Ví dụ:
Nhân viên được đánh giá hiệu suất đạt mức B trong chu kỳ đánh giá trước sẽ có xu hướng nỗ lực để cải thiện hiệu suất lên mức B+ hoặc thậm chí là A.
Sự ghi nhận giúp xây dựng văn hóa biết ơn nơi làm việc
Sẽ rất khó để nhân viên mới gia nhập công ty có được sự biết ơn nơi làm việc. Lòng biết ơn cần cả một quá trình xây dựng, cộng hưởng văn hóa doanh nghiệp. Trong đó, ghi nhận cho nhân viên là một trong những biện pháp quan trọng để giúp xây dựng văn hóa biết ơn này.
Khi nhân viên của bạn có lòng biết ơn, họ sẽ làm việc tận tâm, thậm chí vượt quá những gì doanh nghiệp kỳ vọng. Họ sẽ coi công ty như gia đình và các đồng nghiệp như bạn bè, người thân của mình. Họ sẽ chiến đấu, nỗ lực trong công việc để giúp gia đình, bạn bè, người thân của mình cùng đạt được những kết quả vượt trội hơn.
Ví dụ:
Trong mùa dịch bệnh khó khăn nhưng công ty của bạn không cắt giảm nhân sự và truyền thông nội bộ bằng thông điệp ghi nhận tất cả mọi nỗ lực của nhân viên, kiên trì cùng nhau vượt qua giai đoạn khó khăn trước mắt. Khi cả tập thể công ty đã vượt qua được giai đoạn điểm trũng dịch bệnh, chắc hẳn mỗi nhân viên đều sẽ nảy sinh lòng biết ơn với công ty, nơi đã bên họ ngay cả trong giai đoạn khó khăn vừa qua.
Ở ví dụ trên, ghi nhận công việc, những đóng góp của nhân viên và không tiến hành cắt giảm nhân sự là động thái có thể gây thiệt hại về doanh thu, lợi nhuận của công ty trong một giai đoạn. Tuy nhiên, những giá trị về nguồn nhân lực và thậm chí là xây dựng được văn hóa biết ơn nơi làm việc sẽ là nền tảng để công ty tiếp tục tiến xa và vững chắc hơn sau thời điểm dịch bệnh.
6 quy tắc ghi nhận hiệu quả
Ghi nhận cho nhân viên về cơ bản có thể đem lại những giá trị, chuyển biến tốt, tích cực cho cả nhân viên và công ty của bạn. Tuy nhiên, ghi nhận nếu không đúng, không phù hợp thậm chí có thể còn khiến nhân viên phản cảm, phản tác dụng của ghi nhận. Do đó, trong quá trình ghi nhận, nhà quản lý nên lưu ý một số quy tắc khi ghi nhận cho nhân viên để đạt được hiệu quả ghi nhận cao.
Không hứa trước phần thưởng
Theo cách đánh giá hiệu suất truyền thống, việc đánh giá, ghi nhận nhân viên luôn gắn với lương thưởng, phúc lợi rất rõ ràng. Thậm chí nhiều công ty trước kỳ đánh giá sẽ đưa ra nguyên tắc đánh giá nếu nhân viên đạt hoặc vượt mức hiệu suất ở ngưỡng nào sẽ được tăng lương bao nhiêu %.
Quy trình đánh giá – ghi nhận đó không sai. Tuy nhiên, quy trình đó khiến nhân viên hướng nhiều sự tập trung vào phần thưởng hơn là nỗ lực cải tiến hiệu quả, hiệu suất công việc. Thay vào đó, bạn có thể áp dụng việc không hứa trước về phần thưởng. Tuy nhiên, khi nhân viên có được kết quả, thành tích công việc vượt trội thì nhanh chóng khen thưởng, ghi nhận xứng đáng.
Điều đó vừa khiến nhân viên nhận được cảm giác bất ngờ, vừa giúp họ tập trung cho công việc và mặt khác còn giúp công ty dự phòng được các tình huống rủi ro. Ví dụ như bạn đưa ra nguyên tắc nhân viên đạt mức hiệu suất vượt bao nhiêu % sẽ nhận mức tăng lương tương ứng bao nhiêu %. Tuy nhiên, khi dịch bệnh ập đến và nguồn tiền thu chi rất khó khăn, bạn không thể tăng lương như đã cam kết, công bố với nhân viên. Điều đó sẽ khiến việc ghi nhận khó tạo hiệu quả, thậm chí phản tác dụng.
Giữ phần thưởng dự đoán nhỏ
Không hứa trước về phần thưởng nhưng bạn có thể đưa ra một số gợi mở, gợi ý về phần thưởng nếu nhân viên đạt hiệu suất công việc tốt. Tuy nhiên phần thưởng dự đoán nên ở mức nhỏ, vừa đủ.
Việc đưa ra một mốc thưởng quá lớn tuy có thể khiến nhân viên phấn khích trong giai đoạn đầu bắt tay vào công việc nhưng là rủi ro lớn về thanh toán chi phí của công ty sau khi đánh giá hiệu suất.
Mặt khác, việc quá lâu mới ghi nhận nhân viên bằng một phần thưởng lớn sẽ không giúp tạo được hiệu quả cao bằng việc ghi nhận nhân viên thường xuyên với các phần thưởng nhỏ. Điều đó sẽ giúp nhân viên của bạn liên tục duy trì được hiệu suất công việc vượt trội trong cả quá trình làm việc chứ không phải chỉ đạt hiệu suất tốt trong một thời điểm, giai đoạn nhất định.
Ghi nhận liên tục không chỉ một lần
Cách đánh giá truyền thống sẽ khiến việc ghi nhận nhân viên (nếu có) được thực hiện theo chu kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc thậm chí là 1 năm một lần. Chu kỳ đánh giá / ghi nhận đó là quá dài.
Với chu kỳ đánh giá / ghi nhận đó, nhân viên của bạn sẽ có xu hướng nỗ lực cao độ trong 1 tháng, 1 tuần hoặc thậm chí là vài ngày trước kỳ đánh giá để quản lý nhận thấy họ đang làm việc rất nỗ lực, hiệu quả. Ấn tượng gần nhất sẽ khiến quản lý bị ảnh hưởng và sẽ có đánh giá tích cực, có xu hướng “nới tay” cho nhận định hiệu suất công việc trong cả chu kỳ 3 tháng, 6 tháng, 1 năm của nhân viên.
Thay vì đánh giá và ghi nhận theo cách truyền tống, bạn có thể tham khảo đánh giá bằng phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Với CPM, bạn sẽ thiết lập mục tiêu ngắn hạn, liên tục đánh giá và phản hồi hữu ích để giúp nhân viên cải tiến hiệu suất. Cùng cách quản lý hiệu suất liên tục đó, nhân viên cũng sẽ được ghi nhận liên tục, không chỉ một lần.
Có thể bạn cần biết: Phản hồi liên tục là gì? 4 lợi ích và ý nghĩa phản hồi liên tục
Ghi nhận công khai, không riêng tư
Hiệu ứng tích cực về cảm giác của người chiến thắng sẽ khó đạt được nếu bạn ghi nhận nhân viên một cách riêng tư. Thay vào đó, bạn hãy tiến hành ghi nhận các kết quả công việc, thành tích của nhân viên một cách công khai, rõ ràng, minh bạch. Việc ghi nhận thậm chí có thể được tổ chức thành sự kiện vinh danh, trao thưởng, khen ngợi công khai toàn công ty.
Khi tiến hành ghi nhận công khai như vậy, nhân viên được khen thưởng, ghi nhận sẽ cảm thấy hài lòng, hạnh phúc. Mặt khác, những nhân viên khác khi nhìn thấy những câu chuyện thành công thực tế xung quanh, họ cũng sẽ có xu hướng nỗ lực cao độ hơn trong công việc để đạt được thành công tương tự.
Như vậy, việc ghi nhận nhân viên một cách công khai sẽ giúp công ty của bạn được lợi ích kép, giá trị kép và thậm chí là lan tỏa được không khí thi đua, phấn đấu cao độ trong công ty.
Ghi nhận cho cả các hành vi, không chỉ có kết quả
Ở góc độ quản lý, bạn nên tiến hành ghi nhận cho nhân viên ở cả các hành vi tốt chứ không chỉ xem xét kết quả. Thực tế, có những hành vi của nhân viên không thể trực tiếp hoặc không thể tạo ra ngay được kết quả công việc vượt trội nhưng cũng có giá trị tích cực với công ty và cần được ghi nhận.
Ví dụ:
| Hành vi tích cực | Giá trị có thể đem lại |
| Nhân viên Chăm sóc khách hàng hỗ trợ khách hàng ngay cả ngoài giờ hành chính hoặc ngày nghỉ lễ | Khách hàng có trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo, không bị đứt quãng khi cần hỗ trợ |
| Nhân viên Sáng tạo nội dung tích cực học hỏi, trau dồi kỹ năng viết để không lặp lại lối mòn nội dung | Nội dung về sản phẩm, dịch vụ của công ty có cách thể hiện sáng tạo, không đi vào lối mòn |
| Nhân viên Kinh doanh tìm cách mở rộng kênh tiếp thị sản phẩm từ khách hàng cũ giới thiệu cho khách hàng mới | Mở rộng kênh tiếp thị sản phẩm, dịch vụ lâu dài, đúng hướng khách hàng mục tiêu |
| Nhân viên Tuyển dụng bắt trend để tạo nội dung thu hút ứng viên | Mở rộng nhóm ứng viên tiếp cận được thông tin tuyển dụng |
Những hành vi cực của nhân viên kể trên có thể chưa chuyển hóa ngay thành kết quả công việc tích cực. Tuy nhiên, nhà quản lý có thể kịp thời ghi nhận để khuyến khích nhân viên có thêm nhiều hành vi tích cực khác và đạt được hiệu suất công việc vượt trội hơn.
Ghi nhận đồng nghiệp, không chỉ cấp dưới
Việc ghi nhận trong công việc thường được thực hiện trong tương quan giữa cấp trên ghi nhận cho cấp dưới. Thực tế, nhà quản lý có thể ghi nhận cho chính đồng nghiệp của mình chứ không chỉ cấp dưới.
Chính nhà quản lý khi có những hành vi tích cực, đạt được kết quả công việc vượt trội cũng cần được người khác ghi nhận. Nhu cầu này được ghi nhận không chỉ ở nhân viên mà còn ở chính các nhà quản lý.
Mặt khác, chính nhân viên cũng có thể ghi nhận cho đồng nghiệp – nhân viên giống mình. Khi là đồng nghiệp, họ có thể biết được chính xác các nỗ lực của nhau, thậm chí còn rõ ràng hơn so với quản lý đánh giá nhân viên.
Bạn có thể thử một số cách ghi nhận đồng nghiệp của mình như:
- Công khai tán thưởng, cảm ơn đồng nghiệp đã có những đóng góp quan trọng trong các cuộc họp giao ban, các sự kiện của công ty
- Dành tặng đồng nghiệp những món quà kèm thư cảm ơn
- Mời đồng nghiệp đến với những buổi gặp mặt, sự kiện quan trọng với khách hàng, đối tác…
Công cụ thúc đẩy sự ghi nhận hiệu quả
Ghi nhận cho nhân viên là điều tưởng chừng dễ dàng nhưng thực tế không hề đơn giản để triển khai đúng hướng, đúng đối tượng và đạt hiệu quả ghi nhận cao. Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ để thúc đẩy sự ghi nhận hiệu quả.
Công cụ Kudo Box của người Nhật
Kudo Box sẽ cung cấp cho nhân viên của bạn những thẻ Kudo. Thẻ Kudo sẽ giúp nhân viên các cấp có thể công nhận những nỗ lực, đóng góp trong công việc của đồng nghiệp một cách công khai, dễ dàng, nhanh chóng.
Kudo Box không chỉ được sử dụng theo chiều từ trên xuống dưới, theo chiều ngang hàng mà còn từ dưới lên trên. Tất cả thành viên công ty của bạn đều có thể ghi nhận về nỗ lực công việc của người khác, không phân biệt cấp bậc, vị trí công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên tất cả các cấp tích cực đưa ra phản hồi, ghi nhận người khác một cách chính xác, nhanh chóng và thậm chí là theo thời gian thực.
Khi nhân viên của bạn điền những dòng ghi nhận người khác lên thẻ Kudo, bạn có thể công khai các thẻ Kudo đó trên một bức tường Kudo hay một hộp đựng giấy Kudo… Khi công ty tổ chức các sự kiện công khai, quy tụ tất cả các thành viên công ty, nội dung các thẻ Kudo có thể được đọc công khai như một cách ghi nhận nhân viên.
Công cụ GoalF
GoalF là phần mềm quản lý hiệu suất liên tục có khả năng cung cấp đa dạng, đáp ứng đầy đủ các công cụ, tính năng nhà quản lý cần trong việc ghi nhận nhân viên. Hiện GoalF đang áp dụng chính sách ưu đãi dùng thử phần mềm trong 5 tuần miễn phí.
Khi sử dụng GoalF, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích vượt trội như:
- Mục tiêu công khai, rõ ràng, đo lường được
- Theo dõi tiến độ và tự tin đối với mục tiêu
- Đảm bảo kỷ luật check-in được tuân thủ
- Tiêu chuẩn hóa các buổi check-in
- Ghi chú lịch sử, theo dõi các sự kiện
- Thống kê các trở ngại, giải pháp
- Kích thích phản hồi liên tục
- Công ty dễ dàng theo dõi kỷ luật check-in và tần suất Feedback (phản hồi cho nhân viên)
- Tạo ra cơ chế đánh giá hiệu suất nhân viên liên tục
- Tạo ra văn hoa phản hồi
Tìm hiểu thêm: Phần mềm GoalF – Cam kết x2 năng suất và động lực nhân viên sau 5 tuần làm việc
*
Ghi nhận cho nhân viên đúng cách, hiệu quả sẽ giúp cả nhân viên, nhà quản lý và công ty của bạn đạt được những lợi ích, bước chuyển biến tích cực cho công việc. Được ghi nhận về bản chất thuộc về nhu cầu của mỗi cá nhân. Ở góc độ nhà quản lý, bạn hãy xem xét sự vận hành, mục tiêu của công ty theo từng giai đoạn để quyết định ghi nhận nhân viện kịp thời, nhanh chóng và thậm chí là ghi nhận theo thời gian thực.
Nếu bạn cần thêm thông tin về ghi nhận cho nhân viên hoặc cần tư vấn về phần mềm GoalF, bạn có thể liên hệ với đội ngũ GoalF. Các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
GoalF
- Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 0904232369
- Email: support@okrs.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn
