Trong cuốn sách High Output Management của Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) có đưa ra khái niệm “Đòn bẩy quản lý”. Và ông ta cũng nói rằng:
“Hiệu quả của một nhà quản lý bằng hiệu quả của đội nhóm mà họ phụ trách cộng với hiệu quả của đội nhóm mà người đó ảnh hưởng tới.”
Chức năng của nhà quản lý
Người quản lý đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức, những công việc mà họ làm hàng ngày có tác động rất lớn tới kết quả đầu ra của tổ chức đó. Thực tế là hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc hơn 50% vào nhóm quản lý cấp trung (trưởng nhóm). Người lãnh đạo có tài giỏi đến đâu nhưng nếu không có những người quản lý hiệu quả sẽ rất khó để biến những ý tưởng lớn thành hành động thực thi tuyệt vời của nhân viên.
Theo Andrew Grove, vai trò của một nhà quản lý trong ngày đó là nên thực hiện các công việc “đòn bẩy” cao bao gồm:
- Uỷ quyền & ra quyết định: Bản chất của một người trưởng nhóm khi được giao một nhóm để quản lý là họ đã được cấp trên uỷ quyền để tạo ra kết quả với sự trợ giúp của những thành viên trong nhóm. Vì vậy để làm tốt bạn cần phải sử dụng được hết năng lực của nhóm bằng cách tiếp tục uỷ quyền xuống nhân viên bên dưới và dành thời gian để đưa ra những quyết định quan trọng.
- Thu thập & truyền thông tin: Bản thân người quản lý đóng vai trò trung gian giữa cấp trên cấp dưới và giữa các phòng ban và nắm giữ rất nhiều thông tin, nếu người quản lý không biết cách chia sẻ thông tin thì rất dễ khiến cho việc trao đổi thông tin trong tổ chức bị nghẽn lại và gây ra giảm hiệu quả của tổ chức. Vì vậy công việc một nhà quản lý cần làm để tạo ra “đòn bẩy” cao đó là chăm chỉ thu thập và truyền thông tin.Việc thu thập thông tin có thể thực hiện bằng nhiều cách thông qua các cuộc họp, thông qua các báo cáo, hay đơn giản chỉ là những cuộc trò chuyện ngắn trong bữa ăn trưa cùng nhân viên.
- Thúc đẩy & làm gương: Đây là một cặp đôi song hành mà người quản lý cần làm mỗi ngày. Chúng ta không thể chỉ liên tục thúc đẩy nhân viên mà không có sự làm gương. Cách thúc đẩy hiệu quả nhất chính là làm tốt những gì mình cần phải làm từ đó sẽ khiến cho nhân viên học hỏi và làm theo.
Từ đó có thể thấy vai trò của một người Quản lý đó là trao trách nhiệm thực hiện công việc, trao quyền lực và tạo mọi điều kiện cơ hội (cung cấp đủ điều kiện làm việc, thông tin, đưa ra lời khuyên, phản hồi và định hướng hoặc đào tạo nhân viên) để nhân viên hoàn thành một cách hiệu quả như kết quả đầu ra mà người quản lý mong muốn.
7 bước giao việc hiệu quả
Tuy nhiên giao việc không phải chúng ta chỉ “quẳng trách nhiệm” cho nhân viên, yêu cầu họ làm những công việc được chỉ định. Giao việc hiệu quả là việc chúng ta uỷ thác một kết quả cần đạt được và cần tạo ra một trách nhiệm giải trình về kết quả cho người được uỷ thác.
Và để giúp cho việc giao việc được dễ dàng, hiệu quả và xây dựng được sự tự tin, tận tụy, tin cậy của những người nhân viên, Bob JohnSon (nhà đào tạo quản lý toàn cầu) đã đưa ra công thức 7 bước giao việc hiệu quả như sau.
Bước 1: Thuyết phục
Bước đầu tiên trong quy trình giao việc hiệu quả này là suy nghĩ tường tận và hoạch định xem cách chúng ta sẽ thuyết phục người được giao việc về những gì họ đạt được khi hoàn thành nhiệm vụ.
Nói cách khác, nếu bạn sẵn sàng ủy thác cho ai đó một dự án quan trọng:
- Thì phần nào của dự án là dành cho họ?
- Họ sẽ đạt được lợi ích gì khi đã hoàn thành được công việc?
- Liệu nó có giúp ích cho họ trên con đường sự nghiệp?
- Nó có giúp họ thăng tiến?
- Nó có giúp họ trong việc chuẩn bị kỹ năng, kinh nghiệm cho một vị trí trong tương lai?
Bước 2: Xác định kết quả
Bước thứ hai, khi bạn gọi người đó vào và bắt đầu cuộc nói chuyện, bạn phải xác định rõ ràng các kết quả cần đạt được. Và đừng bao giờ bắt đầu bằng cách nói cho họ phải làm công việc này như thế nào. Hãy chú tâm vào kết quả cuối cùng!
Để giao việc hiệu quả, hãy vẽ cho họ bức tranh về dự án khi đã thực hiện thành công, nó sẽ trông thế nào? Và chúng ta sẽ thu được những kết quả gì
Cung cấp một lời giải thích chi tiết về những gì liên quan. Hãy chắc chắn rằng lời giải thích của bạn mô tả rõ ràng kết quả sẽ như thế nào. Giải thích của bạn cũng nên bao gồm ước tính khoảng thời gian cần thiết và ai sẽ là người liên quan, hỗ trợ.
Nếu một người khác được phân công để được hướng dẫn, hãy đảm bảo người đó được biết tới cuộc trò chuyện.
Yêu cầu nhân viên của bạn mô tả lại công việc được giao, nhắc lại các kết quả cần có để đảm bảo cả hai bạn cùng hiểu đúng về vấn đề đang trao đổi.
Bước 3: Giới hạn
Bước thứ ba trong quy trình giao việc hiệu quả là bạn phải xác định rõ ràng các phạm vi hoạt động giới hạn của họ khi bắt tay vào dự án. Họ sẽ có được những quyền quyết định nào, những điều nào cần sự cố vấn của bạn.
Bước 4: Tiêu chuẩn
Bước thứ tư, bạn phải xác định rõ ràng các quy tắc, tiêu chuẩn thực thi công việc và chắc chắn rằng người được giao việc đã hiểu rõ chúng. Đó là một tập hợp các điều kiện cụ thể và có thể đo lường được. Để giao việc hiệu quả, bạn cần thảo luận những tiêu chuẩn thực thi đó với người bạn sẽ ủy nhiệm.
Bước 5: Tín nhiệm
Câu hỏi đặt ra là bạn sẽ nỗ lực hơn để kế hoạch của bạn thành công hay bạn sẽ nỗ lực hơn để kế hoạch của người khác thành công? Tất nhiên là kế hoạch của chính bạn! Bạn sẽ nỗ lực hết mình để kế hoạch của chính mình thành công, không phải là kế hoạch của người khác.
Mặc dù bạn với vai trò là người quản lý có thể có một phương pháp tuyệt vời để hoàn thành công việc, nhưng điều đó không có nghĩa đó là cách duy nhất. Phương pháp của bạn có thể không thực sự tốt theo cách người khác nghĩ.
Bắt nhân viên làm ngay theo kế hoạch, giải pháp mà bạn nghĩ rằng đúng, bạn đang đẩy nhân viên của bạn vào thế bị động, họ có thể cảm thấy thất vọng và bối rối. Thay vào đó hãy cho nhân viên thời gian để tự tạo ra kế hoạch, quy trình hoặc phương pháp riêng của mình nếu có thể. Theo thời gian, nhân viên sẽ có thể tinh chỉnh nó và làm cho quá trình hiệu quả hơn.
Bước 6: Thảo luận
Sau khi người nhân viên đã tự lên được kế hoạch thực hiện công việc, bạn có thể bắt đầu ngồi xuống và cùng suy nghĩ một cách sáng tạo với họ và xem làm cách nào người nhân viên có thể gặt hái được thành công ngay từ lúc bắt đầu dự án và tạo cho nó một bước khởi đầu thần tốc.
Hãy đưa ra những ý kiến, gợi ý hữu ích và động não suy nghĩ cùng với nhân viên của bạn. Bạn có thể dẫn dắt suy nghĩ của nhân viên bằng cách đặt ra những câu hỏi để giúp họ tự tìm ra câu trả lời chính xác và điều chỉnh kế hoạch của mình một cách tuyệt vời hơn.
Hãy ghi nhớ điều này, khi bạn tuyển dụng một người vào làm việc trong nhóm, các bạn đang thuê không chỉ là đôi tay, đôi chân của họ. Bạn còn đang dùng “bộ óc” của họ nữa. Nếu bạn dừng việc chỉ đạo, đưa ý kiến và thay vào đó là đặt những câu hỏi gợi mở bạn có thể khơi dậy, phát triển kiến thức và tận dụng tối đa khả năng của nhân viên.
Bước 7: Theo dõi
Cuối cùng, bước thứ bảy, bạn cần bám sát dự án, theo đuổi nó đến cùng và kiểm soát chắc chắn các kết quả mà bạn mong đợi sẽ đạt được.
“Nếu các bạn không kiểm tra những điều kỳ vọng của mình, thì đừng kỳ vọng gì hết.”
Cho dù nhiệm vụ đã được hoàn thành hoàn hảo hay không, hãy tìm ra chỗ để phản hồi, đưa ra những ghi nhận trung thực của bạn với nhân viên, dù đó là điều tích cực hay tiêu cực.
Nếu đó là điều tích cực, nhân viên sẽ cảm thấy hứng khởi. Điều này sẽ giữ cho nhân viên của bạn có động lực để tiếp tục xử lý nhiệm vụ mới, giúp bạn thực hiện các trách nhiệm khác trong tương lai. Còn nếu đó là điều tiêu cực, nó cũng cho phép nhân viên nhìn nhận chính xác hơn những gì họ đang làm để có thể thay đổi cho hiệu quả hơn.
9 Nguyên tắc khi giao việc/ uỷ nhiệm
- Bắt đầu bằng một tinh thần lạc quan và tích cực.
- Chắc chắn rằng người nhân viên hiểu rõ điều mà bạn đang muốn hướng đến
- Đảm bảo người nhân viên có đủ quyền hành để thực hiện nhiệm vụ
- Các mục tiêu cần được thảo luận và bàn bạc để thống nhất
- Hệ thống kiểm soát và cách thức đo lường phải rõ ràng và công bằng
- Các quy tắc và giới hạn phải rõ ràng và được hiểu chính xác
- Người nhân viên phải tự cảm thấy có cảm hứng đối với công việc được giao (hiểu rõ lợi ích mà họ sẽ nhận được)
- Người nhân viên biết rằng họ luôn nhận được trợ giúp, hỗ trợ từ bạn
- Người quản lý phải biết rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên mình.
Trên đây là cách thức và những nguyên tắc cần thiết khi một nhà Quản lý giao việc cho nhân viên của mình. Hy vọng với những hướng dẫn này các bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách để giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả, tạo ra sự thấu hiểu, động lực cho nhân sự và đảm bảo kết quả đầu ra như mong muốn.
