Kỹ năng uỷ quyền cho nhân sự

Trong cuốn sách High Output Management của Andrew Grove (Cố chủ tịch của Intel) có đưa ra khái niệm “Đòn bẩy quản lý”. Và ông ta nói rằng:

“Hiệu quả của một nhà quản lý bằng hiệu quả của đội nhóm mà họ phụ trách cộng với hiệu quả của đội nhóm mà người đó ảnh hưởng tới.”

Người quản lý đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức, những công việc mà họ làm hàng ngày có tác động rất lớn tới kết quả đầu ra của tổ chức đó. Thực tế là hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc hơn 50% vào nhóm quản lý cấp trung (trưởng nhóm). Người lãnh đạo có tài giỏi đến đâu nhưng nếu không có những người quản lý hiệu quả sẽ rất khó để biến những ý tưởng lớn thành hành động thực thi tuyệt vời của nhân viên.

Theo Andrew Grove, vai trò của một nhà quản lý trong ngày đó là nên thực hiện các công việc “đòn bẩy” cao bao gồm:

• Uỷ quyền & ra quyết định
• Thu thập & truyền thông tin
• Thúc đẩy & làm gương

Hiểu đúng về uỷ quyền

Bản chất của một người trưởng nhóm khi được giao một nhóm để quản lý là họ đã được cấp trên uỷ quyền để tạo ra kết quả với sự trợ giúp của những thành viên trong nhóm. Vì vậy để làm tốt bạn cần phải sử dụng được hết năng lực của nhóm bằng cách tiếp tục uỷ quyền xuống nhân viên bên dưới và dành thời gian để đưa ra những quyết định quan trọng. 

Vậy làm thế nào để nhà quản lý có thể uỷ quyền được một cách hiệu quả? Trước hết cần tìm hiểu “Uỷ quyền” nghĩa là gì?

Khi một nhà quản lý biết cách ủy quyền hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích cho việc tăng năng suất ngay lập tức mà còn cho phép họ phát triển nhân sự để có thể sẵn sàng thăng tiến vào các vai trò cao hơn trong tương lai. 

Theo một nghiên cứu của Gallup , những CEO xuất sắc trong việc ủy ​​quyền sẽ tạo ra doanh thu cao hơn 33%.

Khi được trao quyền, các thành viên trong nhóm sẽ hoạt động hiệu quả hơn vì họ nhận được sự tin cậy, được đối xử một cách đàng hoàng và tôn trọng từ người quản lý. Theo như tháp nhu cầu của Maslow “Được tôn trọng” là nhu cầu cao thứ hai chỉ sau “Khẳng định bản thân”. Điều này cho thấy rằng khi một người được tin tưởng và trao quyền, họ sẽ có động lực làm việc mạnh mẽ để thực hiện bất kỳ nhiệm vụ thách thức nào.

7 cấp độ uỷ quyền

Tuy nhiên uỷ quyền không có nghĩa là bạn sẽ giao toàn bộ trách nhiệm cho người khác, trách nhiệm đối với kết quả công việc vẫn phải thuộc về người đã uỷ quyền. Tùy vào tính chất và phạm vi công việc mà bạn có thể lựa chọn uỷ quyền một phần hay uỷ quyền toàn bộ, nhưng bạn vẫn cần phải giám sát theo dõi về kết quả công việc.

Trong cuốn sách #Workout của tác giả Jurgen Appelo đã đề cập tới 7 cấp độ uỷ quyền để giúp nhà Quản lý có thể uỷ quyền một cách dễ dàng và không hoàn toàn mất kiểm soát.

Cấp độ 1 – Thông báo: Bạn ra quyết định và bạn có thể giải thích động cơ của mình với nhân viên. Bạn không muốn hoặc không cần thảo luận với họ.

Cấp độ 2 – Thuyết phục: Bạn ra quyết định và nỗ lực thuyết phục để nhân viên thấy bạn đúng. Bạn giúp họ cảm thấy họ được tham gia vào quyết định này.

Cấp độ 3 – Trao đổi: Trước tiên, bạn hỏi thông tin đầu vào từ nhân viên, bạn cân nhắc chúng trước khi ra một quyết định và tôn trọng ý kiến từ mọi người.

Cấp độ 4 – Thống nhất: Bạn tham gia trao đổi với tất cả mọi người và cả nhóm sẽ cùng đồng thuận về quyết định cuối cùng

Cấp độ 5 – Tư vấn: Bạn nêu quan điểm và hy vọng nhân viên sẽ lắng nghe những lời khuyên đó, nhưng quyết định cuối cùng là ở họ

Cấp độ 6 – Hỏi han: Trước hết, hãy để nhân viên tự quyết định. Sau cùng bạn đề nghị nhân viên thuyết phục bạn rằng quyết định của họ là sáng suốt

Cấp độ 7 – Trao quyền: Bạn trao quyền ra quyết định cho nhân viên, thậm chí bạn không cần nghe những chi tiết cụ thể

Bảy cấp độ ủy quyền có thể được sử dụng để xác định cách thức ra quyết định được ủy quyền từ người quản lý cho một cá nhân hoặc một nhóm, từ một nhóm hoặc cá nhân đến người quản lý và giữa các cá nhân hoặc nhóm theo cách ngang hàng.

Sử dụng mức độ ủy quyền phù hợp sẽ giúp bạn và nhóm của mình đạt được hiệu quả công việc tốt nhất. Việc lựa chọn mức độ uỷ quyền phụ thuộc vào năng lực của nhóm và tác động từ các quyết định của nhóm. Tuỳ từng bối cảnh của tổ chức mà nhà quản lý có thể bắt đầu từ những cấp độ uỷ quyền thấp và tăng dần mức độ lên khi nhân viên đã có năng lực cao hơn.

Nguyên tắc cần thiết khi thực hiện uỷ quyền

Có một số nguyên tắc rất cần thiết để hiểu và thực hiện quy trình uỷ quyền bao gồm:

Nguyên tắc kết quả mong đợi

Quyền hạn được giao cho một cá nhân cấp dưới cần phải đầy đủ để đảm bảo khả năng của họ trong việc hoàn thành các kết quả của nhiệm vụ. Trước khi uỷ quyền, người quản lý cần biết mục đích của việc uỷ quyền đó và kết quả mà họ mong đợi từ việc uỷ quyền. Điều này có nghĩa là các mục tiêu, tiêu chuẩn thực hiện và các tiêu chí cần được vạch ra rõ ràng.

Nguyên tắc ngang bằng về quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải cùng tồn tại và song hành với nhau. Điều này có nghĩa rằng quyền hạn được giao cho nhân viên phải nhất quán và ngang bằng với trách nhiệm của họ.

Nguyên tắc tuyệt đối về trách nhiệm

Không thể uỷ thác trách nhiệm, cấp trên không thể từ bỏ trách nhiệm đối với các nhiệm vụ và hoạt động được giao cho cấp dưới.

Nguyên tắc thống nhất của lệnh

Nhân viên chỉ nên có một người giám sát, người mà họ báo cáo, được cấp quyền và nhận lệnh từ đó.

Nguyên tắc vô hướng

Cần có các đường phân cấp rõ ràng và chính thức trong một tổ chức. Hệ thống phân cấp này phản ánh dòng chảy của quyền hạn và trách nhiệm. Nó vạch ra rõ ràng mỗi người phải chịu trách nhiệm trước ai.

Nguyên tắc ngoại lệ

Nhân viên phải được hoàn toàn tự do để hoàn thành trách nhiệm của họ trong phạm vi quyền hạn. Do đó, các nhà quản lý nên hạn chế can thiệp vào công việc hàng ngày của cấp dưới, ngay cả khi có những sai sót nhỏ xảy ra. Trong một số trường hợp đặc biệt, các nhà quản lý có thể rút lại quyền hạn được giao cho cấp dưới.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà chúng tôi giới thiệu dưới đây:

• Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett

• Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo

Tìm hiểu thêm: Tổng quan về Quản trị Mục tiêu MBOs – Cách để giúp nhân sự tạo ra sự cam kết mạnh mẽ