Phương pháp Quản trị Mục tiêu MBO đã được hình thành từ những năm 1954 và trở nên nổi tiếng được hầu hết các công ty trên thế giới ngày nay áp dụng và đạt được sự phát triển vượt bậc. Tuy nhiên ẩn đằng sau MBO luôn là những triết lý sâu sắc về Quản trị vì vậy bất kỳ công ty nào cũng cần nắm rõ các nguyên lý Quản trị Mục tiêu được đưa ra bởi Peter Drucker trước khi bắt đầu áp dụng.
Triết lý quản trị theo mục tiêu
Peter Drucker (1909 – 2005) là một trong những chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị. Ông được mệnh danh là cha đẻ của quản trị học hiện đại với những đóng góp vượt trội, quan trọng. Cùng với Jack Welch, Philip Kotler và Bill Gates, ông được Financial Times bình chọn là bậc thầy của mọi thời đại.
Một trong những nghiên cứu quan trọng nhất của Peter Drucker là triết lý về quản trị theo mục tiêu. Ông cho rằng:
“Điều mà doanh nghiệp cần là một nguyên tắc quản trị tạo điều kiện tối đa cho sở trường và trách nhiệm cá nhân, cùng lúc đó tạo ra những định hướng chung về hoài bão và nỗ lực, thiết lập làm việc theo nhóm, làm cho các mục tiêu của cá nhân hoà hợp với mục tiêu chung.
Nguyên tắc duy nhất có thể thực hiện điều này là: Quản trị theo Mục tiêu và Tự kiểm soát. Các cá nhân phải hiểu các mục tiêu cụ thể trong công việc của họ và những mục tiêu đó phù hợp như thế nào với các mục tiêu chung của công ty do ban giám đốc đặt ra. Các nhà quản lý của các đơn vị, tiểu đơn vị hoặc phòng ban khác nhau của một tổ chức không chỉ nên biết các mục tiêu của đơn vị mình mà còn phải tích cực tham gia vào việc thiết lập các mục tiêu này và chịu trách nhiệm về chúng.
Cần thay thế sự kiểm soát từ bên ngoài bằng sự kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả hơn từ bên trong. Động lực của nhân viên không phải vì bị ai đó bắt buộc hay thuyết phục mà vì nhu cầu khách quan của nhiệm vụ đòi hỏi hành động đó. Nói cách khác, nhân viên hành động vì tự mình quyết định cần phải làm như vậy chứ không phải vì ai khác – hành động như một người tự do”.
5 nguyên lý trong quản trị mục tiêu
Quản trị theo mục tiêu – Management By Objectives (MBO) là thuật ngữ lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1954 trong cuốn sách “Thực hành quản trị” (The Practice of Management) của Peter Drucker. Về nguyên lý trong quản trị mục tiêu, Peter Drucker chỉ ra 5 điều bắt buộc các doanh nghiệp phải thấm nhuần nếu theo đuổi triết lý quản trị theo mục tiêu.
Tạo điều kiện tối đa cho sở trường
“Cái mà doanh nghiệp cần là một nguyên tắc quản trị tạo điều kiện tối đa cho sở trường và trách nhiệm cá nhân, cùng lúc đó tạo ra những định hướng chung về hoài bão và nỗ lực, thiết lập làm việc theo nhóm, làm cho các mục tiêu của cá nhân hoà hợp với mục tiêu chung”.
Peter Drucker đề xuất mô hình phát triển nhân sự trở thành những cá nhân xuất sắc thay vì chỉ trở thành những nhân viên bình thường.
“Công sức, nguồn lực, thời gian bạn bỏ ra rất nhiều để phát triển kỹ năng, năng lực từ kém cỏi thành bình thường. Thay vì đó hãy phát triển kỹ năng tốt trở thành xuất sắc. Hãy tập trung phát triển điểm mạnh, bạn mới có thể trở thành người xuất sắc”.
Thực tế quản trị doanh nghiệp hiện nay, có những lãnh đạo quan niệm rằng nhân viên của mình yếu kém điểm gì thì nên giao cho họ việc đó để làm quen và dần cải thiện những điểm yếu kém đó. Tuy nhiên, khi nhân viên của bạn dành thời gian, nỗ lực, sự tập trung để cải thiện những điểm yếu kém thì cũng là lúc họ không thể tập trung phát triển những điểm mạnh nhất của họ.
Thay vì tạo điều kiện để nhân viên có những yếu kém 5, 6 điểm được cải thiện lên thành 7 điểm thì bạn nên thúc đẩy họ phát triển những điểm mạnh 7, 8 điểm lên thành 9, thậm chí 10 điểm. Khi mọi nhân viên được tạo điều kiện tối đa cho sở trưởng của họ, chính tổ chức cũng đang tạo điều kiện để chuyển hoá mình thành một tổ chức xuất sắc với hiệu suất vượt trội, đáng kinh ngạc.
Tổ chức cần có mục tiêu chung và các mục tiêu của cá nhân phải hướng về điều đó
“Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải xây dựng đội ngũ, kết hợp các nỗ lực, cá nhân đơn lẻ thành một nỗ lực tổng thể. Mỗi thành viên có sự đóng góp khác nhau, song tất cả đều hướng tới một mục tiêu chung, sự đóng góp của mọi người phải được kết hợp nhuần nhuyễn để tạo ra kết quả, tuyệt đối không để tồn tại những khoảng trống, những trùng lặp không cần thiết trong các nỗ lực cá nhân”.
Bàn về động lực hướng tới mục tiêu ở mỗi cá nhân, Peter Drucker cho rằng “Cá nhân có động lực cao có những mục tiêu rõ ràng, theo đuổi chúng một cách tập trung và không nghỉ ngơi cho đến khi đạt được mục tiêu của họ. Mọi người có động lực nhất để theo đuổi mục tiêu khi họ tự đặt ra mục tiêu, lập kế hoạch phát triển cá nhân, tự kiểm soát và điều chỉnh quá trình hành động hướng tới mục tiêu đã chọn.”
Thực tế quản trị doanh nghiệp, khi một tổ chức không có một mục tiêu chung để tất cả các thành viên cùng hướng tới, họ chỉ là tập hợp của một đám đông. Đám đông sẽ có những mục tiêu, nỗ lực khác hướng nhau, thậm chí trái ngược, triệt tiêu lẫn nhau. Không có mục tiêu chung chính là “hố đen” làm suy giảm hiệu suất, nỗ lực của các tổ chức.
Mọi người cần được tham gia vào quá trình hình thành mục tiêu chung, biết và hiểu rõ về nó
Theo triết lý quản trị mục tiêu của Peter Drucker:
Nhà quản lý chịu trách nhiệm về sự đóng góp của bộ phận mình đối với bộ phận cấp trên và với toàn công ty. Hoạt động của nhà quản lý có xu hướng “hướng lên phía trên”. Do đó, mục tiêu của công việc của nhà quản lý phải được xác định thông qua sự đóng góp của anh ta đối với thành công của bộ phận cấp trên.
Ví dụ, mục tiêu công việc của giám đốc bán hàng địa phương phải được xác định bằng những đóng góp mà anh ta và đội ngũ bán hàng địa phương phải có đối với toàn bộ phòng kinh doanh của công ty. Tương tự, mục tiêu của giám đốc một bộ phận độc lập trong một tập đoàn phải được xác định bằng những đóng góp của bộ phận đó đối với các mục tiêu chung của tập đoàn…”
The Practice of Management – Peter Drucker
Khi nhân viên của bạn được tham gia vào quá trình hình thành mục tiêu chung thay vì bị giao công việc, khi nhân viên biết, hiểu rõ về mục tiêu, họ sẽ có động lực công việc đáng kinh ngạc. Với động lực nội vi, họ sẽ hành động hướng tới mục tiêu vì sự cần thiết của hành động thay vì bắt buộc phải hành động dưới sức ép của cơ chế thưởng – phạt hay quy trình.
Các cá nhân phải hiểu mục tiêu cụ thể trong công việc của họ và mục tiêu đó phù hợp thế nào với mục tiêu chung
“Các nhà quản lý, các thành viên trong tổ chức “phải hiểu các mục tiêu của doanh nghiệp, những điều doanh nghiệp kỳ vọng vào bản thân, cũng như thước đo và cách thức đo lường thành tích. Cần có sự “gặp gỡ về chí hướng” trong đội ngũ quản lý của mỗi đơn vị, bộ phận.
Điều này chỉ có thể đạt được khi mỗi nhà quản lý đều suy nghĩ về mục tiêu của bộ phận mình, đều tham gia một cách chủ động và có trách nhiệm vào quá trình xác định những mục tiêu đó. Và chỉ như vậy thì các nhà quản lý cấp cao hơn mới có thể biết được họ có thể kỳ vọng gì ở cấp dưới và từ đó ra được những mệnh lệnh, yêu cầu chính xác”.
Mục tiêu của mỗi cá nhân phải giúp thúc đẩy phòng ban của họ đạt được mục tiêu. Tương tự vậy, mục tiêu của các phòng ban phải hướng tới giúp toàn công ty đạt được mục tiêu chung. Điều này chỉ có thể đạt được khi từng cá nhân hiểu rõ mục tiêu cụ thể trong công việc của họ và mục tiêu đó phù hợp thế nào với mục tiêu chung.
Nhân viên của bạn không chỉ nỗ lực vì những mục tiêu cá nhân mà cần nỗ lực vì mục tiêu chung toàn công ty.
Kiểm soát “từ bên trong” hơn là “từ bên ngoài”
Bàn về sự kiểm soát trong một tổ chức, Peter Drucker nhận thấy:
“Cần thay thế sự kiểm soát từ bên ngoài bằng sự kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả hơn từ bên trong. Động lực của nhân viên không phải vì bị ai đó bắt buộc hay thuyết phục mà vì nhu cầu khách quan của nhiệm vụ đòi hỏi hành động đó. Nói cách khác, nhân viên hành động vì tự mình quyết định cần phải làm như vậy chứ không phải vì ai khác – hành động như một người tự do”.
The Practice of Management – Peter Drucker
Thay vì không tin tưởng, bạn hãy tin tưởng nhân viên. Bạn hãy tin rằng nhân viên thực sự là những người mong muốn trở nên xuất sắc hơn trong công việc của họ và đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
Thay vì quản trị theo mệnh lệnh hoặc quản trị theo quy trình thì bạn hãy hướng tới quản trị theo mục tiêu và thúc đẩy, tạo điều kiện cho nhân viên của mình trở thành những người tự do trong chính công việc của họ.
Sự kiểm soát từ bên ngoài bằng mệnh lệnh hay quy trình tuy nhìn bề ngoài có vẻ rất chặt chẽ, mạnh mẽ nhưng chỉ khiến cho tổ chức của bạn trở thành một tổ chức mệt mỏi, hiệu suất kém với những nhân viên chỉ làm việc theo mệnh lệnh hay tuân thủ đúng quy trình. Thay vì vậy, bạn hãy kiểm soát từ bên trong, thúc đẩy sự kiểm soát mục tiêu của tổ chức và tạo điều kiện để nhân viên ở mọi cấp, mọi phòng ban cùng hướng tới mục tiêu chung.
*
Peter Drucker là một trong những chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị. Những quan điểm về quản trị mục tiêu của ông dù được đưa ra vào những năm 1954 nhưng cho đến nay vẫn còn nguyên giá trị. Ứng dụng các nguyên lý trong quản trị mục tiêu vào tổ chức của mình, các nhà quản trị hoàn toàn có thể thúc đẩy sự thay đổi, tiến bộ tích cực, hiệu suất liên tục với tổ chức của mình.
Những đóng góp của Peter Drucker cho các nguyên lý trong quản trị mục tiêu cho đến nay vẫn tiếp tục ảnh hưởng đến không chỉ giới nghiên cứu học thuật mà còn cả trong thực tế quản trị doanh nghiệp. Năm 2005, sau khi ông qua đời, Viện Drucker được thành lập với mục tiêu tiếp tục củng cố niềm tin của ông: các tổ chức vững mạnh sẽ dẫn đến một xã hội vững mạnh hơn.
Hy vọng những chia sẻ của JOHN Academy về các nguyên lý trong Quản trị Mục tiêu hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể liên hệ, kết nối với chúng tôi để chia sẻ, trao đổi tri thức quản trị đúng.
Tìm hiểu thêm: Khoá học Nguyên lý & Thực hành Quản trị Mục tiêu MBO – Lý thuyết chuẩn từ Peter Drucker
