Tổng quan Quản trị Mục tiêu MBO

Quản trị mục tiêu (MBO – Management By Objectives) là một phương pháp quản lý trong đó các nhà quản lý và nhân viên cùng nhau thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể. Những năm 1950 được coi là kỷ nguyên của MBO và từ đó đến nay thế giới đã chuyển sang hình thái quản trị bằng mục tiêu. Có rất nhiều mô hình quản trị theo mục tiêu như SMART, KPI, BSC và gần đây là OKRs (Objective and Key Results).

Tìm hiểu thêm: Lịch sử Quản trị Mục tiêu – MBO

Khái niệm về quản trị mục tiêu

Năm 1954, Peter Drucker đưa ra khái niệm quản trị bằng mục tiêu lần đầu tiên trong cuốn sách “Thực hành quản trị” (The Practice of Management):

Theo George Odiorne, học trò của Peter Drucker và cũng là người phát triển lý thuyết quản trị mục tiêu, ông đưa ra định nghĩa:

Hệ thống quản trị theo mục tiêu có thể được mô tả như một quá trình theo đó cấp trên và cấp dưới cùng xác định các mục tiêu chung, xác định các lĩnh vực trách nhiệm chính của mỗi cá nhân về kết quả mong đợi của họ và sử dụng các biện pháp này làm hướng dẫn để vận hành đơn vị và đánh giá sự đóng góp của từng thành viên. 

Qua các nghiên cứu, đúc rút, quản trị mục tiêu MBO đến nay được nhìn nhận một cách rộng rãi là phương pháp quản trị trong đó các nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng thiết lập – ghi nhận – giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định cụ thể.

Những quan điểm đáng chú ý của Peter Drucker về quản trị mục tiêu

Về quản trị mục tiêu, phát triển đội ngũ hướng đến mục tiêu, Peter Drucker đưa ra nhiều quan điểm đáng chú ý, vẫn còn nguyên giá trị cho các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay.

• Phân quyền & dân chủ: Doanh nghiệp cần chú ý việc phân quyền, phân cấp, cần chú ý xây dựng môi trường dân chủ tại nơi làm việc. Nhân viên cần được trao quyền và chủ động đóng góp giá trị trong công việc với tổ chức.
• Đổi mới & hợp tác: Các nhà quản lý nên là những nhà lãnh đạo khuyến khích sự đổi mới, hợp tác và linh hoạt trong ứng xử với đội ngũ nhân viên. Quản lý cần theo mục tiêu (MBO) và tuân thủ quy trình SMART (cụ thể; đo lường; khả thi; liên quan; giới hạn thời gian)
• Giải quyết vấn đề: Nhân viên không nên chỉ là những người cung cấp sức lao động đơn thuần mà cần biết cách giải quyết vấn đề, suy nghĩ sáng tạo, có cái nhìn sâu sắc, ý tưởng sáng tạo, đổi mới trong công việc
• Đào tạo, phát triển đội ngũ: Đào tạo liên tục là cốt lõi để phát triển lực lượng lao động. Nhà quản lý cần phát triển chính bản thân mình cũng như tạo điều kiện giúp các thành viên trong team phát triển.
• Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp: Các doanh nghiệp nên nhìn nhận mình như một phần của cộng đồng và có trách nhiệm xã hội. Theo Drucker: một doanh nghiệp có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận, tạo ra việc làm và của cải cho xã hội.
• Văn hóa doanh nghiệp được hình thành từ lãnh đạo. Theo Drucker: “Nếu một tổ chức có tinh thần tuyệt vời, đó là bởi vì tinh thần của những người hàng đầu của nó tuyệt vời. Nếu nó suy tàn, nó sẽ như vậy bởi vì những người hàng đầu đã thối rữa… Không ai được bổ nhiệm vào vị trí cấp cao trừ khi lãnh đạo cao nhất sẵn sàng để hình ảnh của nhân viên đó làm hình mẫu cho cấp dưới”.
• Góc nhìn của khách hàng: Mục đích thực sự của doanh nghiệp là tạo ra khách hàng. Doanh nghiệp cần xem xét các cơ hội, hoạt động kinh doanh của mình thông qua góc nhìn của khách hàng chứ không phải từ góc nhìn doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp mới nhìn nhận được các vấn đề cần giải quyết, các mục tiêu cốt lõi cần tập trung.
• Quản trị theo mục tiêu: Đặc biệt, về quản trị theo mục tiêu, Peter Drucker cho rằng các doanh nghiệp có thể cải thiện được hiệu suất tổng thể bằng cách thiết lập, thực hiện các mục tiêu rõ ràng, đã được thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên. Nhân viên sẽ cùng phối hợp làm việc và thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra.

Đặc điểm của quản trị mục tiêu MBO

Quản trị mục tiêu MBO có những đặc điểm nổi bật:

• Triết lý quản trị mang tính nguyên lý: MBO không chỉ đơn thuần là một kỹ thuật mà còn là một triết lý mang tính nguyên lý, đi từ gốc rễ quản trị và có thể áp dụng cho bất kỳ nhà quản lý nào ở mọi cấp độ, quy mô doanh nghiệp.
• Mục tiêu tập thể:  MBO là phương pháp quản trị trong đó các nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng thiết lập – ghi nhận – giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định cụ thể. Tất cả các cấp, phòng ban, bộ phận và cho đến từng nhân viên khi áp dụng MBO đều sẽ có mục tiêu của mình.
  Từ khóa quan trọng ở đây là cùng. Nhà quản lý sẽ cùng nhân viên của mình xác lập mục tiêu nào nên thực hiện, mục tiêu được quyết định đồng thời bởi cả cấp trên và cấp dưới. Như vậy, mục tiêu trong MBO mang tính tập thể và thường được thiết lập bằng văn bản theo chu kỳ hàng năm.
• Mục tiêu giúp định hướng xây dựng hệ thống phù hợp: Mức độ ủy quyền, xác định trách nhiệm, phân bổ nguồn lực… để hướng tới đạt được mục tiêu MBO có thể được quyết định trên cơ sở mục tiêu của các cá nhân khác nhau. Như vậy, tổ chức của bạn có thể tối ưu hoá xây dựng hệ thống phù hợp để đảm bạc đạt được mục tiêu hiệu quả nhất.
• Mục tiêu cũng là thước đo: Áp dụng MBO, các mục tiêu của công ty, bộ phận và cá nhân được sử dụng làm thước đo để đo lường hiệu suất. So sánh giữa mục tiêu và kết quả thực tế sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu quả làm việc của cấp dưới.
• Mục tiêu cũng là cơ sở khen thưởng: MBO nhấn mạnh yếu tố tăng trưởng, phát triển của từng cá nhân thay vì khiển trách vì không đạt được mục tiêu. Khi bạn tiến hành so sánh kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra thì mục tiêu cũng chính là cơ sở để tiến hành khen thưởng, khích lệ nhân viên. Phần thưởng đối với nhân viên sẽ gắn liền với mức độ hoàn thành mục tiêu vì áp dụng MBO hướng tới việc đạt được 100% mục tiêu đã đề ra.
• Cung cấp đánh giá hiệu suất thường xuyên: MBO nhấn mạnh vai trò chủ động và tích cực của người quản lý, người chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu. Việc xem xét được định hướng trong tương lai và cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch và hành động khắc phục. Thực hiện MBO, quản lý và nhân viên sẽ cùng theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện mục tiêu và đây là cơ sở để đánh giá hiệu suất thường xuyên.

Các bước quản trị theo mục tiêu

MBO không phải là KPI

Quản trị mục tiêu (của Peter Drucker) không hề đơn giản như vậy. Hãy đọc về khái niệm này:

Hầu hết những gì chúng ta làm với Quản trị mục tiêu khi đối chiếu với nội dung trên đều… sai. Các bước để triển khai Quản trị Mục tiêu được Peter Drucker chia sẻ bằng 5 bước dưới đây và liên tục lặp lại sau mỗi chu kỳ

Các bước trong Quản trị mục tiêu

Bước 1: Đặt hoặc xem xét các mục tiêu của tổ chức

Các mục tiêu chiến lược của tổ chức là điểm khởi đầu của quản lý theo mục tiêu. Các mục tiêu này bắt nguồn từ sứ mệnh và tầm nhìn của một tổ chức. Nếu một tổ chức chưa xây dựng những điều này, thì việc thực hiện các bước tiếp theo sẽ không có ý nghĩa gì.

“Quản lý theo mục tiêu hiệu quả nếu bạn biết mục tiêu. 90% trường hợp là bạn không biết”.

Bước 2: Xếp tầng mục tiêu cho nhân viên

Nguyên tắc quản lý theo mục tiêu không cho phép quản lý tự xác định mục tiêu, giao mục tiêu cho nhân viên như thác đổ từ trên xuống. Các mục tiêu phải được nhận biết rõ ràng ở tất cả các cấp và mọi nhân viên phải biết trách nhiệm của mình trong nỗ lực hướng tới mục tiêu chung toàn tổ chức. Từng tầng mục tiêu từ cấp công ty, phòng ban cho đến từng nhân viên đều được sắp xếp có tính cộng hưởng, hỗ trợ để đạt được mục tiêu cốt lõi, cuối cùng.

Bước 3: Khuyến khích tham gia thiết lập mục tiêu

Nhân viên cần được khuyến khích tham gia thiết lập mục tiêu cho chính họ cùng cấp quản lý. Nhân viên cần làm chủ mục tiêu của chính mình và họ cần được tham gia thiết lập mục tiêu ngay từ đầu.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Mọi mục tiêu đều cần được theo dõi tiến độ hoàn thành thường xuyên, định kỳ để tránh những rủi ro không đạt được mục tiêu.

Bước 5: Đánh giá hiệu suất & ghi nhận

Quản lý theo mục tiêu hướng đến cải thiện hiệu suất ở tất cả các cấp trong tổ chức. Do đó, một hệ thống đánh giá hiệu suất toàn diện và ghi nhận nỗ lực nhân viên kịp thời là rất cần thiết.

Bước 6: Lặp lại quy trình

Kết quả đạt được trong chu kỳ MBO hiện tại là căn cứ để bạn thiết lập, xem xét các mục tiêu trong chu kỳ tiếp theo. Bạn có thể lặp lại quy trình MBO và thúc đẩy tổ chức, nhân viên của mình liên tục tối ưu hoá hiệu suất, hướng đến những mục tiêu ngày càng thử thách, vượt trội hơn.

Tìm hiểu thêm: Các bước Quản trị theo Mục tiêu

Lợi ích của quản trị mục tiêu đối với doanh nghiệp

Quản trị mục tiêu đối với doanh nghiệp có thể tạo nên những lợi ích đa dạng, giúp doanh nghiệp phát triển thêm vững vàng, ổn định, bền vững. Các lợi ích MBO đem lại có thể kể đến như:

• Tăng tính minh bạch: MBO giúp tất cả các thành viên trong tổ chức hiểu rõ được mục tiêu chung và cách thức đạt được chúng. Việc này giúp tăng tính minh bạch và tránh được các hiện tượng bất minh trong quá trình quản lý. 
• Tăng tính chuyên nghiệp: MBO yêu cầu các mục tiêu phải được đặt ra rõ ràng, cụ thể và đo lường được. Việc này giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của quản lý và nhân viên.
• Tăng tính đồng thuận: MBO đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bên trong tổ chức để đặt ra và đạt được các mục tiêu. Việc này giúp tăng tính đồng thuận và tinh thần đoàn kết trong tổ chức.
• Tăng tính khả thi: MBO giúp phân tích và đánh giá khả năng đạt được các mục tiêu và giúp tổ chức đưa ra kế hoạch thực hiện khả thi.
• Tăng tính định hướng: MBO giúp tất cả các thành viên trong tổ chức hiểu rõ được mục tiêu chung và định hướng hoạt động của tổ chức. Việc này giúp tạo động lực cho nhân viên và giúp họ tập trung vào mục tiêu của họ.
• Tăng tính đo lường: MBO yêu cầu đặt ra các chỉ tiêu cụ thể và có thể đo lường được, từ đó giúp quản lý đánh giá được hiệu quả của các hoạt động và đưa ra các biện pháp cải tiến.
• Tăng tính đột phá: MBO khuyến khích sự sáng tạo, đột phá trong việc đạt được các mục tiêu. Việc này giúp tổ chức có thể tìm ra các giải pháp mới, cải thiện hiệu quả hoạt động và tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
• Tăng tính tự chủ: MBO giúp các thành viên trong tổ chức có thể tự quyết định, định hướng và đạt được mục tiêu của mình. Việc này giúp tăng tính tự chủ và trách nhiệm của nhân viên trong công việc.
• Tăng tính linh hoạt: MBO giúp tổ chức có thể thích ứng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh một cách linh hoạt. Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường được giúp tổ chức dễ dàng đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch hoạt động khi cần thiết.
• Tăng động lực & sự cam kết: Nhân viên được trao quyền sở hữu mục tiêu của họ, điều này giúp tăng đáng kể mức độ tự chủ, sự cam kết với mục tiêu. Khi mục tiêu được xây dựng đúng cách, động lực & hiệu suất cũng đồng thời tăng lên.

Lưu ý khi thực hiện quản trị theo mục tiêu

Khi thực hiện quản trị theo mục tiêu, nhà quản trị cần lưu ý một số yếu tố sau:

• MBO là định hướng không phải là kiểm soát
• MBO đòi hỏi niềm tin từ nhà quản lý vào nhân viên
• MBO đòi hỏi sự cam kết cao từ người quản lý

MBO là định hướng không phải là kiểm soát

Bàn về sự phân quyền và dân chủ của một tổ chức, Peter Drucker cho rằng: Doanh nghiệp cần chú ý việc phân quyền, phân cấp, cần chú ý xây dựng môi trường dân chủ tại nơi làm việc. Nhân viên cần được trao quyền và chủ động đóng góp giá trị trong công việc với tổ chức.

Tương ứng với đó, khi áp dụng MBO, bạn cũng cần định hướng, cùng nhân viên thiết lập – ghi nhận – giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định cụ thể chứ không phải kiểm soát họ. Sự kiểm soát công việc một cách cực đoan sẽ chỉ biến những nhà quản trị trở thành quản lý vi mô, kìm kẹp, làm nhân viên “ngột ngạt”, khó phát triển.

MBO đòi hỏi niềm tin từ nhà quản lý vào nhân viên

Peter Drucker đưa ra quan điểm, triết lý quản trị theo mục tiêu xuất phát từ nền tảng niềm tin con người là nguồn lực quan trọng để phát triển tổ chức. Mỗi người đều có suy nghĩ, tình cảm, động lực làm việc riêng và việc nhà quản trị coi con người chỉ như máy móc để làm việc theo mệnh lệnh hay quy trình là không nhân văn, không tạo nên được những người lao động tự do, sáng tạo, bứt phá khỏi những giới hạn của bản thân để tạo nên những giá trị vượt trội cho chính họ và tổ chức.

Khi áp dụng MBO vì vậy đòi hỏi niềm tin từ nhà quản lý đối với nhân viên của họ. Bạn nên xem nhân viên như những người làm chủ mục tiêu công việc, nỗ lực hướng tới mục tiêu chung chứ không chỉ là những người làm việc tròn bổn phận, làm việc theo mô tả công việc (JD).

Thực tế khi áp dụng MBO sai cách sẽ dễ biến MBO trở thành công cụ để lãnh đạo cấp cao gây áp lực lên nhân viên bên dưới.

MBO đòi hỏi sự cam kết cao từ người quản lý

Thực hiện, duy trì MBO không hề dễ dàng mà đó là cả một quá trình nỗ lực dài hạn, có kế hoạch cụ thể và đòi hỏi sự cam kết cao từ người quản lý. Bạn và cả tổ chức sẽ khó đạt được những “trái ngọt” lợi ích MBO có thể đem lại nếu không kiên trì thực hiện từng bước triển khai MBO. Sự cam kết ở đây không chỉ về cam kết định hướng, đồng hành cùng đội ngũ mà chính nhà quản lý cũng cần quyết tâm thực hiện MBO, cần dành nguồn lực phù hợp để triển khai MBO thành công.

Trong một đánh giá toàn diện về 30 năm nghiên cứu về tác động của quản lý theo mục tiêu năm 1991, Robert Rodgers và John Hunter đã kết luận: các công ty có CEO thể hiện cam kết cao đối với MBO trung bình tăng 56% năng suất. Ngược lại, các công ty có CEO thể hiện cam kết thấp chỉ tăng 6% năng suất.

*

Lịch sử phát triển gần 70 năm của MBO đã chứng kiến những thành công, sự kiểm chứng thực tế của phương pháp quản trị mục tiêu tại các doanh nghiệp hàng đầu thế giới như: Hewlett-Packard (HP), Xerox, DuPont, Intel, General Electric, Toyota… Những giá trị mà MBO đem lại cho doanh nghiệp thể hiện cụ thể qua những bước tiến vượt trội về mặt hiệu suất, hiệu quả tổng thể của cả tổ chức.

Hy vọng những chia sẻ của John Academy về tổng quan Quản trị mục tiêu – MBO hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Nếu bạn quan tâm và đang mong muốn áp dụng phương pháp Quản trị Mục tiêu vào trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo khoá học “Nguyên lý & Thực hành Quản trị Mục tiêu” của chúng tôi

1. Phát huy sức mạnh đội ngũ thêm 200% sau 3 tháng sử dụng
2. Xây dựng được đội ngũ nhân viên gắn kết, chủ động 100%, kết nối toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng đến mục tiêu chung một cách liên tục.
3. Hiểu và biết cách vận hành quản trị mục tiêu nguyên bản từ Peter Drucker.
4. Ứng dụng và tích hợp được ngay vào với hệ thống quản trị KPI hiện tại.
5. CEO, Quản lý các cấp thực hiện được đúng vai trò, đem lại hiệu quả cao hơn với thời gian làm việc ít hơn.